lunes, 6 de julio de 2015

Premios Evento Plus 2015

El pasado 1 de julio se celebró en la madrileña Plaza de Las Ventas la décima edición de los galardones que Evento Plus concede cada año, desde hace diez, a los mejores eventos en diferentes categorías. 

Os dejamos una lista de los ganadores con algunos enlaces para que podáis disfrutar y aprender de estos maravillosos eventos.

GRAN PREMIO DEL JURADO a MEJOR EVENTO DEL AÑO 2014

Focus. Fin de año Barcelona 2014.





MENCIÓN ESPECIAL DEL JURADO

Vega Factory. Sublimotion.



Sublimotion by Vega factory
Sublimotion by Vega-Factory

MEJOR ANIMACIÓN O ESPECTÁCULO


ORO: Spaintacular & Sintonizart Mediterranean Winds Akuiris.

PLATA: Magency Magic Ipad Wall.

BRONCE: Spaintacular & Sintonizart Hola España Fiesta. Spanish Passion.



MEJOR CONGRESO


ORO: Innevento Comnicaciones en vivo Bia Urban Regenerations Forum

PLATA: Apple Tree Comunicaciones Combate la Diabetes

BRONCE: Fabra Davies Congreso de Aecoc 2014


MEJOR ESPACIO


ORO: American Express Gala Volkswagen Excellence Awards

PLATA: Forum Evolución Burgos. Palacio de Congresos Kronodesign-Destination Inspiration 2014

BRONCE: Hotel Barceló Sevilla Renacimiento The International Festival of Events and Live Communication (EUBEA)


MEJOR EVENTO DE PRESUPUESTO REDUCIDO


ORO: Popin Group Salón de la Fama

PLATA: GMR Marketing El Buffet de Oroweat

BRONCE: Portavoz ¿Y tú qué coche eres?


Podéis consultar el listado completo de galardonados aquí.

¡Enhorabuena a todos los ganadores! 

Y enhorabuena a todas a aquellas personas que contribuyen cada día con su trabajo a que cada evento sea único para las personas que lo contratan, ya sea un evento grande de 2000 invitados o una reunión de 15 personas, los organizadores de eventos dejamos nuestra alma en cada pequeño detalle para que todo salga espectacular. Por todo ese esfuerzo, voluntad, noches sin dormir, presupuestos ajustados y satisfacción por el trabajo bien realizado, ¡Enhorabuena a todos!

martes, 9 de junio de 2015

Eventos al aire libre

Con la llegada del buen tiempo, se multiplica el número de eventos que vemos realizar al aire libre, sin duda un entorno abierto le aporta a nuestro evento más vistosidad y libertad a la hora de ejecutarlo, lo que puede repercutir en una mayor audiencia y difusión de nuestro mensaje.

Sin embargo, para el organizador de eventos, salir al mundo exterior supone exponerse.

Exponerse a que sucedan todo tipo de imprevistos e imponderables que, deberemos tener en cuenta en la planificación previa para tratar de asegurar al máximo posible el éxito de nuestro evento.

Nuestro mayor enemigo son las inclemencias meteorológicas, y aunque todavía no podemos controlarlo (aunque lo intentamos: las autoridades chinas dispararon 1100 cohetes al cielo para evitar la lluvia en Pekín en la Ceremonia de Apertura de los Juegos Olímpicos de 2008) nuestra mejor baza para poder combatirlo es una correcta planificación que incluya en la medida de lo posible siempre un Plan B.

Además del clima, podemos encontrar otra serie de dificultades técnicas añadidas al realizar un evento al aire libre. Entre las más básicas en cualquier tipo de evento está la de conseguir la potencia de luz necesaria para poder montar un equipo de sonido (altavoces, micrófono, splitter para prensa..), ya que en cualquier acto, el presentador y/o representante político invitado, sin duda harán una serie de declaraciones que serán las que animen a la prensa a acudir a nuestro evento y es imprescindible conseguir unos buenos audios. Lo más habitual, si el acto sucede en un lugar apartado, sin posibilidad de conseguir electricidad de algún edificio adyacente, sería llevar un grupo electrógeno alquilado que nos permita conseguir la potencia que necesitamos. 

Hay que tener en cuenta en la planificación otros elementos necesarios, como los aseos, el catering, accesos al recinto, aparcamientos..., que, al tener mayor dificultad en exteriores, sin duda, incrementarán el presupuesto. Las citaciones al personal técnico, azafatas, promotores..., han de hacerse con mayor antelación para poder cubrir estas dificultades.


Colocación Primera Piedra Universidad Santo Tomás
Colocación Primera Piedra Universidad Santo Tomas. Fuente: revistanos.cl

Inauguración autopista Illia
Inauguración Autopista Illia. Fuente: telam.com.ar

Audi Tooling Barcelona Primera Piedra de sus instalaciones. Fuente: informativos.net

Una cosa importantísima a tener en cuenta a la hora de realizar el evento en un espacio abierto, es comprobar la necesidad de solicitar permisos al Ayuntamiento o Diputación del que dependan esos terrenos. Si es un espacio privado será suficiente con obtener el permiso del dueño del suelo; en el caso de suelo público suelen ser necesarios varios trámites administrativos, que deberemos iniciar meses antes del día de nuestro evento, para asegurarnos su realización.

Imprescindible también, contratar un seguro de responsabilidad civil, que cubra cualquier posible desperfecto material del equipo utilizado en el evento y a las personas asistentes al mismo. Puede que los seguros anuales de las agencias ya sean extensibles a este tipo de actos, pero si no lo son, habremos de contratar un seguro específico para cada evento.

También nos parece fundamental minimizar el impacto que nuestro evento pueda tener sobre el entorno en el que lo celebramos, aquí podéis ver algunos consejos para planificar la sostenibilidad de vuestro evento, según recomiendan nuestros compañeros de Ephymera.

A pesar de la dificultad añadida, un evento al aire libre tienen un encanto que no es posible conseguir en un Salón de Actos, por lo que os recomendamos aceptar los riesgos y salir a la calle con vuestros eventos. 

martes, 26 de mayo de 2015

Cómo preparar una Oferta de Patrocinio

Anteriormente hemos visto qué es el patrocinio y algunas claves de cómo conseguir patrocinadores para nuestro evento. 

Uno de los puntos fundamentales era presentar a nuestros potenciales patrocinadores una buena oferta, que les seduzca desde el principio y les convenza de los beneficios de convertirse en patrocinadores. Hoy veremos algunas claves sobre cómo preparar esa oferta para que sea lo más atractiva posible. 

Es en la fase de planificación del evento, donde debemos iniciar la búsqueda de patrocinadores y la realización de los paquetes con las ofertas para enviar a las marcas o empresas que queremos  que patrocinen nuestro evento. 

Debemos fijar varios puntos fundamentales antes de enviar la oferta:

- Cuánto nos cuesta realizar el evento: coste real aproximado, basado en el presupuesto disponible. Tener claro el presupuesto y las necesidades técnicas. 

- Cuánto queremos que participe una empresa con su patrocinio: 15%, 25%, 50%... Y qué queremos que nos subvencione: dinero, instalaciones, equipo técnico, personal... No podemos pedir en general a ver si cae algo; debemos tener muy claro qué es lo que demandamos a cada patrocinador. 

- Cuántos patrocinadores necesitamos para llevar a cabo nuestro evento: es posible que en este punto hayamos de valorar si preferimos "vender" la exclusividad a un solo patrocinador o repartir el evento entre varios patrocinios.

El patrocinio es el arte de hablar de uno mismo hablando de otra cosa

Tenemos que redactar una carta de presentación, separada de la propuesta de patrocinio, en la que expliquemos quienes somos, qué vamos a hacer, qué queremos conseguir y por qué nos dirigimos a ellos (personalización); no tiene que ser muy extensa, con un folio debería ser suficiente.

La propuesta de patrocinio ha de incluir un dossier del evento, con varios puntos clave:

martes, 19 de mayo de 2015

Las Cuentas Claras

Parece que hablar de dinero en casi cualquier ámbito laboral es un tema tabú, nadie quiere hablar de su sueldo, ni siquiera con sus amigos o familiares cercanos; pero esto ocurre así cuando el salario que percibimos por nuestra actividad laboral es elevado.
No he visto a nadie que tenga problemas en decir: ¡Eh, que estoy cobrando 900€ al mes! Pero pocas veces escuchamos aquello de: ¡Pues yo cobro 1800€ al mes!

No deberíamos "esconder" lo que cobramos, ya que ese salario tiene una justificación. Son muchos los campos en los que una agencia de eventos aporta valor y por eso debe facturarlos, aunque no se trate de conceptos tangibles, veamos algunos de ellos, directamente del artículo de AEVEA sobre la transparencia: 

Originalmente publicado en AEVEA: