martes, 7 de junio de 2016

Prever lo imprevisible

Puede parecer en un primer momento, que nos hemos vuelto locos o que no sabemos lo que estamos diciendo. ¿Prever los imprevistos? Si el mismo nombre lo dice, imprevisto: que no se puede prever.

Sin embargo, cualquier organizador de eventos, sabe que esa definición no es del todo cierta, ya que, casi a diario, en nuestro trabajo, nos vemos obligados a tener prevista cualquier eventualidad que pueda surgir en la concepción o el desarrollo de un evento. 

Es más, si no ocurriera ningún imprevisto a lo largo de la organización de un evento, nos "preocuparíamos" pensando, que algo no va del todo bien.

Una de las características principales de un buen organizador de eventos, entonces, es tener en mente que cualquier cosa puede suceder y haber pensado previamente en varias opciones para solventar ese imprevisto, que el evento llegue a buen término, y, lo que es más importante, que ninguno de los invitados al mismo, perciba que ha ocurrido esa eventualidad o acto inesperado. 

Por poner solo un ejemplo, estábamos en la fase de montaje de un evento en el Salón de Baile del Círculo de Bellas Artes. Llevábamos un par de meses preparando la presentación de un nuevo producto, al que acudirían invitados del mundo del espectáculo, del arte, de la música, etc. Estaba previsto un photocall a la entrada, para dar testimonio gráfico de la presencia de todos ellos en el evento. Había también un recorrido por la historia de la música (a modo de museo), un escenario con actuaciones musicales, animación en directo, barras de bebida repartidas por la sala y un catering que sería servido por camareros con bandeja entre los invitados de pie. 

La lista prevista de invitados era de unas 100 personas aproximadamente, la tarde de montaje (anterior al día del evento), recibimos una llamada del cliente, para avisarnos que la convocatoria que habían enviado, había obtenido muy buena respuesta y que el número de invitados final rondaría las 250 personas.

Nuestra primera reacción fue pensar: ¡imposible! Es más del doble de las personas que había previstas en un principio, lo que nos obligaba a reestructurar el espacio para dar cabida a todos los invitados, así como aumentar de manera exponencial el catering y las bebidas contratadas. Gracias al buen hacer de los proveedores con los que contábamos, finalmente, pudimos conseguir todo lo necesario para que las 250 personas disfrutaran del evento y no les faltara de nada durante la realización del mismo. 



Algo, que, a priori, pudo hacer peligrar el evento, finalmente pudimos solventarlo, porque previamente, habíamos tenido en cuenta posibles variantes, al elegir un espacio que permitía mucho más aforo del inicialmente previsto, al elegir una empresa de catering que pudiera conseguir duplicar el pedido inicial, y un montaje de escenografía y decoración que pudimos reestructurar para facilitar la circulación de todos los invitados en el espacio, y que no se sintieran en ningún momento agobiados. 

Seguro que tendréis muchas "anécdotas" sobre este tipo de situaciones, que hacen que nuestro nivel de estrés suba, pero también son las que más nos ayudan a crecer como profesionales, al solventarlas.

Podéis compartirlas aquí, así podremos aprender también de vosotros a "prever los imprevistos"

lunes, 6 de julio de 2015

Premios Evento Plus 2015

El pasado 1 de julio se celebró en la madrileña Plaza de Las Ventas la décima edición de los galardones que Evento Plus concede cada año, desde hace diez, a los mejores eventos en diferentes categorías. 

Os dejamos una lista de los ganadores con algunos enlaces para que podáis disfrutar y aprender de estos maravillosos eventos.

GRAN PREMIO DEL JURADO a MEJOR EVENTO DEL AÑO 2014

Focus. Fin de año Barcelona 2014.





MENCIÓN ESPECIAL DEL JURADO

Vega Factory. Sublimotion.



Sublimotion by Vega factory
Sublimotion by Vega-Factory

MEJOR ANIMACIÓN O ESPECTÁCULO


ORO: Spaintacular & Sintonizart Mediterranean Winds Akuiris.

PLATA: Magency Magic Ipad Wall.

BRONCE: Spaintacular & Sintonizart Hola España Fiesta. Spanish Passion.



MEJOR CONGRESO


ORO: Innevento Comnicaciones en vivo Bia Urban Regenerations Forum

PLATA: Apple Tree Comunicaciones Combate la Diabetes

BRONCE: Fabra Davies Congreso de Aecoc 2014


MEJOR ESPACIO


ORO: American Express Gala Volkswagen Excellence Awards

PLATA: Forum Evolución Burgos. Palacio de Congresos Kronodesign-Destination Inspiration 2014

BRONCE: Hotel Barceló Sevilla Renacimiento The International Festival of Events and Live Communication (EUBEA)


MEJOR EVENTO DE PRESUPUESTO REDUCIDO


ORO: Popin Group Salón de la Fama

PLATA: GMR Marketing El Buffet de Oroweat

BRONCE: Portavoz ¿Y tú qué coche eres?


Podéis consultar el listado completo de galardonados aquí.

¡Enhorabuena a todos los ganadores! 

Y enhorabuena a todas a aquellas personas que contribuyen cada día con su trabajo a que cada evento sea único para las personas que lo contratan, ya sea un evento grande de 2000 invitados o una reunión de 15 personas, los organizadores de eventos dejamos nuestra alma en cada pequeño detalle para que todo salga espectacular. Por todo ese esfuerzo, voluntad, noches sin dormir, presupuestos ajustados y satisfacción por el trabajo bien realizado, ¡Enhorabuena a todos!