viernes, 3 de febrero de 2017

Nueva etapa: eventos en Bilbao

Son muchas las veces que se hace la promesa de escribir con regularidad un blog y luego se complica cumplir esa promesa por circunstancias de la vida, trabajo, falta de tiempo... Es por eso que no haré ninguna promesa, sino simplemente el firme propósito de contar cosas que puedan resultar interesantes para todos aquellos que leéis este blog y os gusta saber cosas del mundo de los eventos tanto como a mí.

Recientemente me he trasladado a vivir a Bilbao; después de 15 años en Madrid, supone un cambio, no solo geográfico sino a nivel profesional también, ya que a la ardua tarea de encontrar un trabajo aquí, se une el apasionante reto de descubrir cómo se mueve el circuito de eventos en esta ciudad.

Tengo muchas ganas de empezar a descubrir lugares bonitos para realizar esos eventos, conocer proveedores nuevos y gente que tenga el mismo afán que yo porque las cosas salgan de la mejor manera posible.

Echando un rápido vistazo, descubrimos el Bilbao Exhibition Centre, recinto ferial y congresual de la ciudad, similar en formato y estructura a Ifema, estoy segura que tiene mucho que ofrecer. Hacen visitas guiadas un par de veces al mes, así que en cuanto me llegue el turno de ir a conocerlo os iré contando cómo es.

Un sitio maravilloso por el que pasé el otro día es el Azkuna Zentroa, la antigua Alhondiga de Bilbao que fue un almacén de vino y hoy se ha reconvertido en centro de ocio y cultura. Impresionante rehabilitación la llevada a cabo por el diseñador Philippe Starck en el año 2001.


Exterior Azkuna Zentroa
Exterior Azkuna Zentroa

Afronto esta nueva etapa con muchísimas ganas de descubrir una ciudad llena de vida, cultura y eventos. Así que si conocéis algún sitio chulo: cafeterías, hoteles, lugares especiales..., donde poder celebrar cualquier tipo de acto en Bilbao, contádnoslo, así iremos descubriendo juntos esta magnífica ciudad.

martes, 7 de junio de 2016

Prever lo imprevisible

Puede parecer en un primer momento, que nos hemos vuelto locos o que no sabemos lo que estamos diciendo. ¿Prever los imprevistos? Si el mismo nombre lo dice, imprevisto: que no se puede prever.

Sin embargo, cualquier organizador de eventos, sabe que esa definición no es del todo cierta, ya que, casi a diario, en nuestro trabajo, nos vemos obligados a tener prevista cualquier eventualidad que pueda surgir en la concepción o el desarrollo de un evento. 

Es más, si no ocurriera ningún imprevisto a lo largo de la organización de un evento, nos "preocuparíamos" pensando, que algo no va del todo bien.

Una de las características principales de un buen organizador de eventos, entonces, es tener en mente que cualquier cosa puede suceder y haber pensado previamente en varias opciones para solventar ese imprevisto, que el evento llegue a buen término, y, lo que es más importante, que ninguno de los invitados al mismo, perciba que ha ocurrido esa eventualidad o acto inesperado. 

Por poner solo un ejemplo, estábamos en la fase de montaje de un evento en el Salón de Baile del Círculo de Bellas Artes. Llevábamos un par de meses preparando la presentación de un nuevo producto, al que acudirían invitados del mundo del espectáculo, del arte, de la música, etc. Estaba previsto un photocall a la entrada, para dar testimonio gráfico de la presencia de todos ellos en el evento. Había también un recorrido por la historia de la música (a modo de museo), un escenario con actuaciones musicales, animación en directo, barras de bebida repartidas por la sala y un catering que sería servido por camareros con bandeja entre los invitados de pie. 

La lista prevista de invitados era de unas 100 personas aproximadamente, la tarde de montaje (anterior al día del evento), recibimos una llamada del cliente, para avisarnos que la convocatoria que habían enviado, había obtenido muy buena respuesta y que el número de invitados final rondaría las 250 personas.

Nuestra primera reacción fue pensar: ¡imposible! Es más del doble de las personas que había previstas en un principio, lo que nos obligaba a reestructurar el espacio para dar cabida a todos los invitados, así como aumentar de manera exponencial el catering y las bebidas contratadas. Gracias al buen hacer de los proveedores con los que contábamos, finalmente, pudimos conseguir todo lo necesario para que las 250 personas disfrutaran del evento y no les faltara de nada durante la realización del mismo. 



Algo, que, a priori, pudo hacer peligrar el evento, finalmente pudimos solventarlo, porque previamente, habíamos tenido en cuenta posibles variantes, al elegir un espacio que permitía mucho más aforo del inicialmente previsto, al elegir una empresa de catering que pudiera conseguir duplicar el pedido inicial, y un montaje de escenografía y decoración que pudimos reestructurar para facilitar la circulación de todos los invitados en el espacio, y que no se sintieran en ningún momento agobiados. 

Seguro que tendréis muchas "anécdotas" sobre este tipo de situaciones, que hacen que nuestro nivel de estrés suba, pero también son las que más nos ayudan a crecer como profesionales, al solventarlas.

Podéis compartirlas aquí, así podremos aprender también de vosotros a "prever los imprevistos"