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lunes, 6 de julio de 2015

Premios Evento Plus 2015

El pasado 1 de julio se celebró en la madrileña Plaza de Las Ventas la décima edición de los galardones que Evento Plus concede cada año, desde hace diez, a los mejores eventos en diferentes categorías. 

Os dejamos una lista de los ganadores con algunos enlaces para que podáis disfrutar y aprender de estos maravillosos eventos.

GRAN PREMIO DEL JURADO a MEJOR EVENTO DEL AÑO 2014

Focus. Fin de año Barcelona 2014.





MENCIÓN ESPECIAL DEL JURADO

Vega Factory. Sublimotion.



Sublimotion by Vega factory
Sublimotion by Vega-Factory

MEJOR ANIMACIÓN O ESPECTÁCULO


ORO: Spaintacular & Sintonizart Mediterranean Winds Akuiris.

PLATA: Magency Magic Ipad Wall.

BRONCE: Spaintacular & Sintonizart Hola España Fiesta. Spanish Passion.



MEJOR CONGRESO


ORO: Innevento Comnicaciones en vivo Bia Urban Regenerations Forum

PLATA: Apple Tree Comunicaciones Combate la Diabetes

BRONCE: Fabra Davies Congreso de Aecoc 2014


MEJOR ESPACIO


ORO: American Express Gala Volkswagen Excellence Awards

PLATA: Forum Evolución Burgos. Palacio de Congresos Kronodesign-Destination Inspiration 2014

BRONCE: Hotel Barceló Sevilla Renacimiento The International Festival of Events and Live Communication (EUBEA)


MEJOR EVENTO DE PRESUPUESTO REDUCIDO


ORO: Popin Group Salón de la Fama

PLATA: GMR Marketing El Buffet de Oroweat

BRONCE: Portavoz ¿Y tú qué coche eres?


Podéis consultar el listado completo de galardonados aquí.

¡Enhorabuena a todos los ganadores! 

Y enhorabuena a todas a aquellas personas que contribuyen cada día con su trabajo a que cada evento sea único para las personas que lo contratan, ya sea un evento grande de 2000 invitados o una reunión de 15 personas, los organizadores de eventos dejamos nuestra alma en cada pequeño detalle para que todo salga espectacular. Por todo ese esfuerzo, voluntad, noches sin dormir, presupuestos ajustados y satisfacción por el trabajo bien realizado, ¡Enhorabuena a todos!

martes, 9 de junio de 2015

Eventos al aire libre

Con la llegada del buen tiempo, se multiplica el número de eventos que vemos realizar al aire libre, sin duda un entorno abierto le aporta a nuestro evento más vistosidad y libertad a la hora de ejecutarlo, lo que puede repercutir en una mayor audiencia y difusión de nuestro mensaje.

Sin embargo, para el organizador de eventos, salir al mundo exterior supone exponerse.

Exponerse a que sucedan todo tipo de imprevistos e imponderables que, deberemos tener en cuenta en la planificación previa para tratar de asegurar al máximo posible el éxito de nuestro evento.

Nuestro mayor enemigo son las inclemencias meteorológicas, y aunque todavía no podemos controlarlo (aunque lo intentamos: las autoridades chinas dispararon 1100 cohetes al cielo para evitar la lluvia en Pekín en la Ceremonia de Apertura de los Juegos Olímpicos de 2008) nuestra mejor baza para poder combatirlo es una correcta planificación que incluya en la medida de lo posible siempre un Plan B.

Además del clima, podemos encontrar otra serie de dificultades técnicas añadidas al realizar un evento al aire libre. Entre las más básicas en cualquier tipo de evento está la de conseguir la potencia de luz necesaria para poder montar un equipo de sonido (altavoces, micrófono, splitter para prensa..), ya que en cualquier acto, el presentador y/o representante político invitado, sin duda harán una serie de declaraciones que serán las que animen a la prensa a acudir a nuestro evento y es imprescindible conseguir unos buenos audios. Lo más habitual, si el acto sucede en un lugar apartado, sin posibilidad de conseguir electricidad de algún edificio adyacente, sería llevar un grupo electrógeno alquilado que nos permita conseguir la potencia que necesitamos. 

Hay que tener en cuenta en la planificación otros elementos necesarios, como los aseos, el catering, accesos al recinto, aparcamientos..., que, al tener mayor dificultad en exteriores, sin duda, incrementarán el presupuesto. Las citaciones al personal técnico, azafatas, promotores..., han de hacerse con mayor antelación para poder cubrir estas dificultades.


Colocación Primera Piedra Universidad Santo Tomás
Colocación Primera Piedra Universidad Santo Tomas. Fuente: revistanos.cl

Inauguración autopista Illia
Inauguración Autopista Illia. Fuente: telam.com.ar

Audi Tooling Barcelona Primera Piedra de sus instalaciones. Fuente: informativos.net

Una cosa importantísima a tener en cuenta a la hora de realizar el evento en un espacio abierto, es comprobar la necesidad de solicitar permisos al Ayuntamiento o Diputación del que dependan esos terrenos. Si es un espacio privado será suficiente con obtener el permiso del dueño del suelo; en el caso de suelo público suelen ser necesarios varios trámites administrativos, que deberemos iniciar meses antes del día de nuestro evento, para asegurarnos su realización.

Imprescindible también, contratar un seguro de responsabilidad civil, que cubra cualquier posible desperfecto material del equipo utilizado en el evento y a las personas asistentes al mismo. Puede que los seguros anuales de las agencias ya sean extensibles a este tipo de actos, pero si no lo son, habremos de contratar un seguro específico para cada evento.

También nos parece fundamental minimizar el impacto que nuestro evento pueda tener sobre el entorno en el que lo celebramos, aquí podéis ver algunos consejos para planificar la sostenibilidad de vuestro evento, según recomiendan nuestros compañeros de Ephymera.

A pesar de la dificultad añadida, un evento al aire libre tienen un encanto que no es posible conseguir en un Salón de Actos, por lo que os recomendamos aceptar los riesgos y salir a la calle con vuestros eventos. 

martes, 26 de mayo de 2015

Cómo preparar una Oferta de Patrocinio

Anteriormente hemos visto qué es el patrocinio y algunas claves de cómo conseguir patrocinadores para nuestro evento. 

Uno de los puntos fundamentales era presentar a nuestros potenciales patrocinadores una buena oferta, que les seduzca desde el principio y les convenza de los beneficios de convertirse en patrocinadores. Hoy veremos algunas claves sobre cómo preparar esa oferta para que sea lo más atractiva posible. 

Es en la fase de planificación del evento, donde debemos iniciar la búsqueda de patrocinadores y la realización de los paquetes con las ofertas para enviar a las marcas o empresas que queremos  que patrocinen nuestro evento. 

Debemos fijar varios puntos fundamentales antes de enviar la oferta:

- Cuánto nos cuesta realizar el evento: coste real aproximado, basado en el presupuesto disponible. Tener claro el presupuesto y las necesidades técnicas. 

- Cuánto queremos que participe una empresa con su patrocinio: 15%, 25%, 50%... Y qué queremos que nos subvencione: dinero, instalaciones, equipo técnico, personal... No podemos pedir en general a ver si cae algo; debemos tener muy claro qué es lo que demandamos a cada patrocinador. 

- Cuántos patrocinadores necesitamos para llevar a cabo nuestro evento: es posible que en este punto hayamos de valorar si preferimos "vender" la exclusividad a un solo patrocinador o repartir el evento entre varios patrocinios.

El patrocinio es el arte de hablar de uno mismo hablando de otra cosa

Tenemos que redactar una carta de presentación, separada de la propuesta de patrocinio, en la que expliquemos quienes somos, qué vamos a hacer, qué queremos conseguir y por qué nos dirigimos a ellos (personalización); no tiene que ser muy extensa, con un folio debería ser suficiente.

La propuesta de patrocinio ha de incluir un dossier del evento, con varios puntos clave:

martes, 19 de mayo de 2015

Las Cuentas Claras

Parece que hablar de dinero en casi cualquier ámbito laboral es un tema tabú, nadie quiere hablar de su sueldo, ni siquiera con sus amigos o familiares cercanos; pero esto ocurre así cuando el salario que percibimos por nuestra actividad laboral es elevado.
No he visto a nadie que tenga problemas en decir: ¡Eh, que estoy cobrando 900€ al mes! Pero pocas veces escuchamos aquello de: ¡Pues yo cobro 1800€ al mes!

No deberíamos "esconder" lo que cobramos, ya que ese salario tiene una justificación. Son muchos los campos en los que una agencia de eventos aporta valor y por eso debe facturarlos, aunque no se trate de conceptos tangibles, veamos algunos de ellos, directamente del artículo de AEVEA sobre la transparencia: 

Originalmente publicado en AEVEA:

martes, 12 de mayo de 2015

4 Razones para Contratar una Agencia de Eventos

Desde hace un tiempo se está implantando una tendencia peligrosa para nosotros, como organizadores y es la idea generalizada de que un evento puede hacerlo cualquiera. Que es suficiente con un par de nociones básicas, algo de sentido común y un poco de tiempo; es por ello, que algunas empresas delegan la organización de sus eventos, a responsables del departamento de ventas, de marketing o de prensa, y llegado el día del evento, se llevan las manos a la cabeza cuando ven que los altavoces no funcionan, que no hay café para el desayuno o que los regalos de los invitados no han llegado a tiempo.

Es responsabilidad nuestra como organizadores, hacer entender a los responsables de estas contrataciones que es imprescindible contar con un buen profesional de la organización, que garantice que todo el evento sucederá según lo previsto.

¿Somos hadas mágicas y a nosotros no se nos rompe nunca un micrófono? Por supuesto que no, a menudo suceden incidentes que hacen peligrar el éxito del evento, sin embargo, por cada imprevisto, tenemos previstas varias alternativas que harán que nuestro evento se desarrolle según lo acordado.

Warning: Si piensas que es caro contratar un Organizador de Eventos, espera hasta que contrates a un aficionado.
Graphic by Real Events

Por ello exponemos a continuación una serie de razones básicas por las que siempre debería contratarse a un profesional de la organización de eventos.

martes, 5 de mayo de 2015

El poder de las Checklist en un Evento

Todos somos conscientes de la cantidad de pequeños detalles que hay que tener en cuenta a la hora de organizar un evento, es por ello que aunque contemos con una memoria prodigiosa y un cerebro acostumbrado a clasificar cada detalle, será imprescindible realizar un listado con cada una de las cosas pendientes de hacer, para asegurarnos el éxito del evento.

La lista de cosas por hacer irá cambiando en función del tiempo estimado hasta el día del evento. Habrá tareas sencillas, que una vez las llevemos a cabo desaparecerán de la lista y otras que tendremos que ir posponiendo en el tiempo o completando por partes.

Los dos puntos claves de las checklist son añadir, además de la tarea, quién es el responsable encargado de ejecutarla y el plazo de tiempo disponible (deadline) en el que debe estar realizada. Esta definición, permitirá al organizador, poder delegar en otra persona determinada tarea, llegado el caso de necesitarlo.

martes, 28 de abril de 2015

Cómo conseguir patrocinadores para un evento

Son muchas las ocasiones en las que es necesario para poder realizar un evento, contar con el apoyo de diversas empresas que aporten recursos que permitan que el evento tenga lugar. Estos recursos aportados se conocen como patrocinios.

Para conseguir patrocinios, hay dos conocimientos previos que debemos tener:

       1. Saber QUÉ exigen los patrocinadores 
       2. CÓMO conseguir que se interesen en nuestro evento.

El patrocinio, igual que la publicidad y otras herramientas del marketing, tiene como objetivo la difusión promocional de la empresa o marca, pero a diferencia de ellas, está mejor valorada por la sociedad, que actualmente se encuentra saturada de impactos publicitarios.
Se percibe la imagen del patrocinador como parte de un todo en el evento, por lo que su presencia es tomada con más naturalidad, no como una interrupción en el desarrollo del mismo.

La supuesta desventaja de los patrocinios es la dificultad de medir el beneficio en la cuenta de resultados, ya que no hay una cifra cuantificable a nivel comercial. No obstante, suele evaluarse contabilizando las apariciones que el evento tiene en medios de comunicación, redes sociales..., y calculando la notoriedad que esas apariciones reportan a la marca o empresa patrocinadora.

martes, 21 de abril de 2015

Patrocinio y Eventos

Antes de nada esta semana tenemos que daros las gracias a todos los que habéis votado en la encuesta para contarnos sobre qué temas os interesa más leer en este blog de eventos; iremos desarrollando todas las propuestas que nos habéis enviado a lo largo de las próximas semanas. A los que todavía no habéis decidido qué temas os interesan más podéis hacerlo aquí

Uno de los temas sobre los que nos habéis preguntado varios de vosotros son los patrocinios en eventos, así que hablaremos sobre ellos esta semana. 

El patrocinio es una de las fuentes de financiación de cualquier evento o acontecimiento, supone en muchos de estos eventos (deportivos, culturales, corporativos, etc) uno de los ingresos más elevados.

La negociación y obtención de patrocinadores varía mucho de unos países a otros, ya que está estrechamente relacionado con el nivel de inversión publicitaria del país y con la cantidad de esa inversión que se dirige a un sector determinado; estaremos de acuerdo en que no se invierte lo mismo en patrocinios deportivos que en patrocinios culturales, por ejemplo. Las marcas siempre van a estar interesadas en aquellos sectores que más público atraigan y en este momento, es el sector deportivo el que se lleva la palma en este sentido. Es por ello que nos centraremos en los patrocinios deportivos.

martes, 14 de abril de 2015

Métodos de contratación, cobro y pago en eventos

Como todos sabemos uno de los asuntos más importantes a la hora de realizar un evento es la facturación: de qué manera vamos a facturar el evento realizado al cliente y de qué forma vamos a pagar a todos nuestros proveedores.

Las condiciones económicas han de quedar fijadas desde el principio. Desde que se confirma la contratación del servicio deben ser aceptadas y firmadas por ambas partes, para obtener así una garantía de pago. 

Con el cliente

Es el primer contrato que hemos de cerrar; una vez presentado el proyecto y puestas ambas partes de acuerdo sobre los términos, debemos redactar un contrato con nuestro cliente, que incluya todos los elementos que hemos acordado para el evento, así como una factura pro-forma donde se refleje la cantidad que se facturará a la finalización del evento. 

Es habitual, en eventos de gran envergadura y coste, que se cobre un porcentaje antes de la realización del evento, lo que permite a la agencia mantener saneadas sus cuentas y comenzar el pago a sus proveedores. El porcentaje variará en función del evento, para grandes ferias y congresos nosotros recomendamos establecer al menos un 30% al inicio de la actividad. 


Con los proveedores

Una vez que hemos firmado el evento con nuestro cliente, es hora de empezar a confirmar con los proveedores a los que pedimos presupuesto en la fase de planificación (catering, espacio, audiovisuales, promotores...). 

martes, 7 de abril de 2015

Cómo organizar una reunión (III)

Ya hemos visto las fases de Planificación y Desarrollo de una reunión, pero no podemos olvidar la última fase donde debemos evaluar los objetivos y resultados de la reunión realizada. Veamos a continuación, qué acciones son necesarias en esta etapa.

Fase posterior a la reunión

Una vez terminada la reunión, y despedidos correctamente todos los invitados, toca evaluar los resultados obtenidos, es decir, si hemos alcanzado los objetivos previstos, cuales han quedado pendientes y por qué razón, así como valorar la satisfacción de los asistentes a la misma.

Alguno de los baremos que podemos usar para evaluar los resultados serían:
  • Capacidad de liderazgo del moderador de la reunión.
  • Cumplimiento de las tareas asignadas.
  • Aprovechamiento del tiempo.
  • Satisfacción con los compromisos adquiridos.
  • Nivel de participación de los asistentes.
evaluation, graphic by real events


Se debe realizar un acta que recoja diversos datos sobre la reunión:

martes, 31 de marzo de 2015

Cómo organizar una reunión (II)

La semana pasada vimos la primera fase de Planificación y Organización previa a una reunión, veamos ahora qué factores debemos tener en cuenta durante la reunión.

Durante la reunión

Pueden ocurrir dos cosas: que seamos los organizadores de la reunión, pero no formemos parte de ella, o que sí seamos parte de la misma. Las funciones a desempeñar serán diferentes en ambos casos.

En el supuesto de ser únicamente organizadores, deberemos estar atentos a las necesidades que surjan de los temas que hemos preparado en la planificación. Es decir: controlar la temperatura de la sala, para que esté estable, comprobar que todos los invitados están acomodados, que la iluminación es correcta, que disponen de las bebidas necesarias, que el catering/ coffee está preparado y se sirve a la hora acordada, que todos los equipos audiovisuales funcionan correctamente: audio/vídeo... Siempre estaremos atentos a cualquier necesidad de última hora que pudiera surgir y prestos a solventarla.

mesa de reuniones

En el caso de que además de organizar la reunión, formemos parte de ella (porque somos miembros de la empresa, o nos han ofrecido moderarla) seremos también responsables de que se alcancen los objetivos de la misma. Deberemos centrar los temas y hacer que se cumplan los tiempos establecidos, mientras dirigimos la conversación en la dirección adecuada. En caso de tener que "moderar" la reunión, necesitaremos delegar las tareas propias de organización a alguien de nuestra confianza que pueda encargarse de ello, ya que no podremos abandonar la sala y deberemos estar centrados en la propia reunión, más que en los temas externos a ella.

Podemos dividir la reunión en varias etapas:

martes, 24 de marzo de 2015

Cómo organizar una reunión (I)

Según el Diccionario de la Real Academia Española (RAE), una reunión se define como (I) la acción y el efecto de reunir o (II) un conjunto de personas reunidas. Veremos como esta acepción tan simple de reunión, puede volverse algo mucho más complejo a la hora de intentar organizar la misma.

Las reuniones pueden servir para muchas cosas: informar, formar, llegar a acuerdos, plantear interrogantes, tomar decisiones... Y pueden darse en diversos ámbitos, aquí nos centraremos en las reuniones de empresa, cuya comunicación puede ser interna (dirigida a los propios empleados) o externa (dirigida a medios de comunicación o público en general).

Una reunión no deja de ser uno de los múltiples formatos de eventos que podemos organizar y por ello también hemos de tener en cuenta sus diferentes etapas: la fase previa de planificación, la propia reunión, y la fase posterior a la reunión.

Fase previa de Organización y Planificación

Debemos definir el tema sobre el que tratará la reunión, es decir para qué la convocamos y a quienes invitamos. Aquí será muy importante la diferenciación que hacíamos antes de si está dirigida a empleados de la propia empresa o a un público externo a esa empresa.

Lo siguiente una vez centrado el tema o información que vamos a tratar en la reunión, será elegir el lugar adecuado para celebrarla, como ya hemos visto en anteriores ocasiones, el número de asistentes a la misma, así como su categoría (empleados, prensa, clientes potenciales...) definirá el tipo de espacio que escojamos finalmente.

martes, 17 de marzo de 2015

Cómo escoger el tema central de tu evento

Esta semana nos ha costado un poco elegir el tema para la entrada del blog, hay tantas cosas que contar sobre los eventos y su planificación, que no sabíamos cuál podría resultar más interesante. Y dándole vueltas al tema de la entrada, nos hemos dado cuenta que, a veces, tampoco resulta fácil elegir el tema central de un evento.

En algunas ocasiones está bastante claro, si por ejemplo se trata de la entrega de los premios Goya, es más que obvio que el tema es el cine español, aunque luego se le puedan dar diversos enfoques a la gala, siempre el cine, será el tema central.

Sin embargo en acciones promocionales más generales, como la presentación de una nueva gama de electrodomésticos, un nuevo terminal móvil o el aniversario de un vehículo, podemos elegir casi cualquier tema y hacerlo encajar en nuestro evento. Veamos varios ejemplos.

martes, 10 de marzo de 2015

eBook gratis sobre Organización de eventos

Hoy queremos compartir con vosotros el eBook "Organización de Eventos".

No pretende ser un manual completo con miles de anotaciones, ni casos prácticos, sino algo que te sirva para ayudarte a encauzar tu camino si estás empezando en este mundo de la organización de eventos, porque son tantas las cosas que se deben hacer, que a veces no sabemos por donde empezar, qué cosas son más urgentes de hacer y cuales podemos delegar en otros o posponer para más adelante.

Suscribete a nuestro blog para que podamos enviarte gratis el eBook, podrás tenerlo en formato .pdf y en formato .mobi para descargar en el Kindle.  Si preferís el formato .epub por favor, dejadnos un comentario en la entrada con vuestra dirección de mail y os lo enviaremos directamente después de registraros. 

Contenido del eBook:
  • Introducción
  • Reunión con el cliente
  • Planificación/ Pre-producción
  • Montaje del Evento
  • Evento
  • Desmontaje del Evento
  • Informe Final y Resultados

martes, 3 de marzo de 2015

5 Claves para realizar un buen Briefing (antes de un evento)

Como todos sabréis un buen briefing es el sueño de cualquier organizador de eventos, sin embargo por una razón o por otra, son poquísimas las ocasiones en las que el cliente puede entregarnos en una primera reunión un briefing completo con todos los datos necesarios para arrancar la organización del evento. 

Lejos de alterarnos por ello, es labor de un buen organizador, facilitar al cliente los medios para poder completar los datos que faltan. A continuación veremos qué elementos son imprescindibles para organizar cualquier evento con una buena base. 

1. Tipo de evento - What?

¿Qué se quiere hacer? ¿Es una presentación de producto, una reunión, una conferencia, quiere hacer una acción de street marketing? Lo primero es definir el tipo de evento que se va a realizar. Para encontrar fácilmente la tipología del evento, hay que centrarse en el segundo punto.

2. Objetivos del evento - Why?

¿Qué se quiere conseguir? ¿Se va a presentar un nuevo producto a la prensa, se van a  incentivar las ventas de un producto ya existente, se quieren anunciar los resultados anuales de la compañía a los accionistas? Definiendo el objetivo principal y los objetivos secundarios del evento, podremos tener una idea más clara de cómo realizar el evento.

3. Asistentes/ invitados/ participantes al evento  - Who? / Where?

Las últimas tendencias insisten en llamarles participantes, más que asistentes, ya que el público que acude a los eventos quiere cada vez más, participar de forma activa en todo el desarrollo del evento y no limitarse a escuchar sentado. Concretar una aproximación al número final de personas que asistirán ayudará a delimitar el espacio donde lo realizaremos, lo cual acotará todas las demás opciones de organización.
Definir el público objetivo es imprescindible antes de construir el mensaje, para saber a quién nos dirigimos.

viernes, 27 de febrero de 2015

¿Cómo escoger el lugar adecuado para cada evento?

Ya de entrada os diré que es una pregunta bastante difícil de contestar porque no hay una respuesta única, sino infinitas posibilidades que variarán según el tipo de evento que queramos realizar.

Lo primero que va a condicionar la elección del lugar del evento es el número de invitados al mismo; aunque hasta un par de días antes no tengáis la lista de asistentes confirmados, es necesario empezar a trabajar dentro de un margen. No es lo mismo organizar una reunión para 15 personas, que una presentación para 150, por lo que la cantidad de asistentes será nuestro primer filtro para el elegir el espacio. 

A continuación, importa (y mucho) la época del año y la climatología; esto definirá si nuestro evento puede realizarse al aire libre o ha de celebrarse en un espacio cerrado. Siempre es garantía de éxito celebrarlo bajo techo, pero la visibilidad de un evento en espacios abiertos es difícil alcanzarla sin salir a la calle. Hablaremos otro día sobre los eventos al aire libre y cómo evitar que las inclemencias meteorológicas lo arruinen.

Una vez definidos los asistentes y elegido un espacio cerrado, nos centraremos en la temática del evento y en los objetivos: qué queremos conseguir de nuestros invitados. 

Si se trata de una reunión para exponer un proyecto o debatir posibles opciones de internacionalización dentro de la misma empresa, por ejemplo, elegiremos un lugar sobrio y elegante, no muy grande, que permita que todos los asistentes estén cerca y que la toma de decisiones no sea un proceso largo y tedioso. La proximidad física, favorece un acercamiento de las diferentes opiniones de los asistentes.

Espacio Platea Madrid
Espacio Platea Madrid
Espacio Platea Madrid
Espacio Platea Madrid












lunes, 23 de febrero de 2015

7 tendencias para eventos en 2015 #Infografía

Ya estamos acabando el segundo mes del año y podemos afirmar que este 2015 se presenta con buenas perspectivas para el sector de los eventos. Las empresas han comenzado su recuperación económica, y el presupuesto destinado a los departamentos de marketing y comunicación para la gestión de eventos, empieza a incrementarse también. 

Por eso queremos recomendarte 7 tendencias a tener en cuenta que definirán los eventos este año:

1. Conexión a internet: Wi-Fi

Es imprescindible que en el lugar donde vaya a realizarse el evento haya un servicio de conexión gratuita. Cada vez es más importante la conectividad de los usuarios a las redes sociales durante el evento, para conseguir mayor impacto y por ello debemos facilitarles esa conexión.

2. Generación de experiencias

Han pasado a la historia los eventos en los que se realizaba una presentación, se respondían un par de preguntas a la prensa y se generaba la noticia. Es fundamental ofrecer a los asistentes, la posibilidad de probar el producto, cuánto más original y diferenciadora sea tu presentación, más comentarios generará y más ROI reportará a tu marca.

3. Decoración DIY: Do It Yourself

Es la tendencia de moda tanto en eventos como en celebraciones (sobre todo en bodas). Utilizando materiales como madera, tejidos, vidrio, que parezca que lo has hecho tú mismo es lo importante, aunque todo puede contratarse. La reutilización de palets como mobiliario reciclado, junto con todas las ambientaciones vintage también seguirán marcando tendencias en la decoración este 2015.

4. Uso de drones

Para captación visual aérea: fotografía o vídeo en los eventos. Un sector en auge durante el último año seguirá desarrollándose y profesionalizándose a lo largo de 2015. Permitirá innovar sobre todo en la grabación de congresos y seminarios, bastante estáticos y conservadores hasta ahora. Conviene tener en cuenta la nueva legislación sobre estos aparatos voladores, sobre todo en espacios abiertos, ya que se está volviendo bastante restrictiva.

5. Uso de aplicaciones móviles

Aplicaciones creadas específicamente para tu evento. Son básicas para sustituir el material impreso e incorporar todas las redes sociales, que permitirán compartir contenidos de manera mucho más eficaz. En Estados Unidos es permanente el uso de estas aplicaciones móviles en cualquier evento, tendencia que llegará a Europa para consolidarse a lo largo de este año 2015.

jueves, 19 de febrero de 2015

Salón Mi Empresa 2015 #SME2015


Un año más termina una nueva edición del Salón Mi Empresa, y ya es la sexta, con gran éxito de público, del que sin duda darán cuenta los medios de comunicación (se esperaban unos 15.000 visitantes y se ha superado esa cifra).

Ha habido muchísimas charlas interesantes, imposible asistir a todas, ya que se solapaban en el mismo horario, por lo que el primer día tocaba elegir las que más apetecían.

8 belts, 88 peldaños del éxito
Anxo Pérez
Si ves que diluvia, vende canoas.
Sin duda la conferencia inaugural de Anxo Pérez, creador del método para aprender chino en 8 meses, nos dejó impactados, nadie como él conoce las bases para construir el éxito: Si ves que diluvia, vende canoas.
Con la generosidad de quien ha trabajado duro para conseguirlo, nos regala a los asistentes 15 días de prueba gratuita de su método para aprender chino. Si alguno estáis interesados dejadnos vuestro mail en los comentarios y os enviamos el enlace para que podáis probarlo.

bloggers, periodistas, historias personales, vender
Isabel Ávila
Qué contar a periodistas y bloggers para que hablen de mi empresa



El miércoles nos centramos en la Sala Creación de Empresas, donde tenían lugar las ponencias que más nos interesaban. Queremos destacar la de Isabel Ávila que nos enseñó que las historias personales venden y que una buena historia es casi tan importante como un buen producto.


neuro-comunicación, ventas, cerebro, primitivo
Fernando Álvarez
Neuro-Comunicación para vender más


Con Fernando Álvarez  aprendimos la importancia de la neuro-comunicación a la hora de incrementar las ventas y cómo debemos dirigir nuestro marketing a la zona primitiva del cerebro.





claves online, ventas, video-propuestas
Javier Rivero-Diaz
7 Claves prácticas online para vender más hoy mismo
 y diferenciarte de los demás




Y Javier Rivero-Diaz nos descubrió las vídeo-propuestas y los vídeo-presupuestos, que sin duda trataremos de poner en práctica desde Real Events.




Pero lo que nos interesa a nosotros es la estructura del evento; ya os adelantamos que no es nada fácil organizar un evento de esta envergadura, dirigido principalmente al público asistente, pero en el que también tienes que satisfacer a expositores, patrocinadores, prensa, ponentes, etc..  Sin duda un gran éxito por el que felicitar a Creaventure, su Consejero Delegado, Sébastien Chartier y a todos los que lo han hecho posible.

martes, 10 de febrero de 2015

Mercedes Benz Fashion Week Madrid febrero 2015 - Cibelespacio

Como muchos sabréis desde el pasado viernes se está celebrando en Ifema la Semana de la Moda madrileña, (antes Pasarela Cibeles), que terminará mañana con los desfiles del Samsung EGO (plataforma de jóvenes talentos de la moda) pudiendo ver las colecciones de David Catalán y Natalia Rivera, entre otros. 

Ayer, gracias a la invitación de Everything Sparkles Blog, pudimos pasar la tarde en el Cibelespacio. En el pabellón 14 del Recinto Ferial, un espacio por y para las marcas patrocinadoras o colaboradoras de la Semana de la Moda. 

Mercedes Benz AMG GT

En esta edición de febrero 2015 se ha inaugurado el Mercedes Benz Fashion Club, un punto de encuentro para los aficionados a la moda, que acudan a la MBFW y necesiten un momento de descanso. Con un maravilloso Mercedes Benz AMG GT rojo dando la bienvenida a los invitados, accedes a un espacio privilegiado, donde disfrutar de buena música mientras comentas los desfiles de la tarde. 

El Showroom Samsung EGO te permite además de disfrutar de la última tecnología de la marca, conocer las colecciones de 15 jóvenes diseñadores.

Varios stands de bebidas, como Solán de Cabras, Kaiku Choco Latte o Schweppes, te ofrecen pruebas de su producto, mientras visitas el espacio y conviven con los stands de las publicaciones más importantes de moda: Glamour, Hola, Telva, Woman, Yo Donna..., desde donde puedes seguir los desfiles en directo.

Telva
Glamour


Woman

Sin duda, lo mejor del Cibelespacio, el stand de L'oreal, donde puedes sentirte como una auténtica modelo, mientras te maquillan, te peinan y te hacen las uñas, como si tuvieras que prepararte para el próximo desfile. Eso sí vete preparada para hacer largas colas, porque los tiempos de espera son largos.

Manicura en L'oreal
Peinado en L'oreal

El Cibelespacio es el claro ejemplo de cómo convertir un evento en un Gran Evento, realizando actividades paralelas a tu evento principal, que consiguen engrandecerlo aún más y le proporcionan mucha más presencia en los medios de comunicación, lo que acaba convirtiéndolo en un evento para el gran público, y no sólo para los VIP.

Esperamos poder volver la próxima edición, para seguir aprendiendo de moda junto a Everything Sparkles.

domingo, 8 de febrero de 2015

29ª Edición de los Premios Goya - La Ceremonia

Ayer tuvo lugar la Gala de entrega de los premios más importantes del cine español: los Premios Goya 2015.

A las 22.00 daba comienzo la Gala en el Auditorio del Centro de Congresos Príncipe Felipe del Hotel Auditorium de Madrid. Pero varias horas antes, ya comenzaban a girar todos los engranajes de esta gran gala. Mientras los actores y sobre todo, las actrices nominadas comenzaban sus sesiones de maquillaje y peluquería, el Auditorio se convertía en un auténtico hervidero de técnicos, que hacían las últimas comprobaciones y ensayos para que todo funcionara correctamente, En el exterior del auditorio todo el personal de protocolo: azafatas, acomodadores, gente de recepción, ropero..., se preparaban para ir recibiendo uno a uno a todos los invitados a la Gala, y conducirles a su lugar correspondiente en el Auditorio.

Goyas 2015
Alex de la Iglesia
Goyas 2015
Elena Anaya y Beatriz Sanchis
Goyas 2015
Jesús Castro
Goyas 2015
Loles León


Fue así, como pudimos ver uno tras otro, como llegaban los asistentes, bajaban de los coches, saludaban al Presidente de la Academia, y pasaban por la alfombra (que en esta ocasión era fucsia) al photocall, para cumplir con el tradicional posado. Mientras algunos dedicaban unos minutos a entrevistas con los medios, otros cumplían con los compromisos publicitarios de los patrocinadores de la ceremonia; entre otros firmar un zapato gigante de la marca LODI, que aparecía también serigrafiada en la alfombra fucsia.  

Os dejamos el primer número musical de la Gala, uno de los mejores que hemos visto en los últimos años, un gran arranque de la noche.

 Número Musical Inicio Gala Goyas 2015
 Número Musical Inicio Gala Goyas 2015


Comenzada la Gala, el protocolo habitual, contando este año con Dani Rovira, como maestro de ceremonias. Dos o tres invitados para presentar a los nominados en cada categoría y anunciar al ganador. Subida al escenario del premiado, recogida del galardón y discurso de agradecimiento del mismo, para abandonar el escenario acompañado de los presentadores de su premio. 

Varios números musicales se realizaron entre las entregas de los premios, del que queremos destacar el número de claqué protagonizado por John O'Brien, maestro de esta disciplina, acompañado por Adrián Lastra y Dani Rovira, de las mejores actuaciones de la noche. 

Dani Rovira, Adrián Lastra y John O'Brien en el número de claqué

Queremos compartir con vosotros, el que sin duda, fue uno de los momentos más emotivos de la Gala, cuando Dani Rovira gana el Goya al Mejor Actor Revelación, que recoge con humildad y dedica a todos los que le han ayudado a llegar hasta aquí.

 Dani Rovira, Goya Mejor Actor Revelación
Dani Rovira, Goya Actor Revelación 2015

La gran triunfadora: La isla mínima, una gran realización, con un elenco de actores extraordinario, que sin duda ha conseguido la difícil tarea de aunar excelentes opiniones de la crítica y un gran éxito de público en las salas.

Sin duda, este año ha sido una de las galas más entretenidas y lucidas de los últimos tiempos, gracias en gran parte a su presentador Dani Rovira, que supo hacer que la Gala no se hiciera pesada, al menos hasta casi el final. Era la 1.30 de la madrugada cuando aún faltaban por darse los 4 premios principales de la noche y poco antes de las 2, Dani Rovira se despedía de todos haciendo una gran crónica de lo que fue la Gala: Buen cine y Buena suerte.

Ganadores Goyas 2015

Estamos contando los días para la 30ª Edición de los Premios Goya.

jueves, 5 de febrero de 2015

Catering para eventos

Hay muchas decisiones que tomar durante la preparación de un evento convencional en cualquier agencia.

Una de las que puede confirmar el éxito de tu evento es la elección del catering. Está comprobado que es una de las cosas que más recuerdan los asistentes a eventos, tanto si ha sido espectacular, como si no ha terminado de gustarles, por lo que una elección correcta, puede hacer que tu evento sea recordado de manera muy positiva.

En los últimos tiempos, debido a la crisis económica son muchas las empresas que han reducido su presupuesto destinado a eventos, a pesar de eso, nuestras recomendación es que nunca suprimáis el catering en un evento de empresa. Han surgido propuestas novedosas y muy económicas, para no tener que prescindir de esta partida, como las que ofrecen en Armiñán Catering.


Dependiendo de las características del evento y del horario en el que vaya a realizarse, el tipo de catering escogido podrá variar, desde un desayuno (coffee break), a un aperitivo tipo cóctel, para servir de pie o una comida con menú completo para degustar sentados a la mesa. 

Son muchas las empresas de catering que existen actualmente en el mercado, lo importante a la hora de elegir la adecuada es confirmar que los alimentos que utilizan son naturales, de primera calidad, y que el servicio que pueden proporcionar es el que tú precisas para tu evento concreto.

Puede que sólo necesites que entreguen la comida y tú o tu equipo la repartiréis en mesas dispuestas para ello en la sala del evento. Aunque puede que sea un evento más formal, y necesites que haya camareros pasando bandejas con la comida/ bebida para que sea más cómodo para los invitados. Si lo que prefieres es simular una comida tradicional, son muchos los menús disponibles a precios económicos, ya que las propias empresas de catering llevan al lugar del evento todo lo que necesitas: mobiliario, vajilla, cristalería, mantelería, etc... Este es el tipo de servicio que puedes encontrar en Goblin Catering con quienes llevamos años trabajando con unos resultados estupendos.

Es fundamental contar con un catering de confianza, que te permita realizar catas previas de los platos escogidos y que esté preparado para cubrir imprevistos o modificar el número de comensales. Suele ser habitual que un par de días antes del evento, la cantidad de asistentes al mismo se vea modificada. Nuestra recomendación es que siempre, pidas presupuesto para un número menor de invitados del que estimes; siempre es posible aumentar a última hora la cantidad de comensales, pero reducirla no suele ser habitual.


Muchas veces, un buen catering marcará la diferencia en tu evento.

lunes, 2 de febrero de 2015

Organización de eventos

Lo primero que debes hacer a la hora de plantear la organización de un evento, es definir el tipo de evento a realizar. Anteriormente hemos visto diferentes tipos de eventos; en función del objetivo que quieras alcanzar y el público al que pretendes llegar elegiremos uno u otro. 

Una vez decidido el tipo de evento, hay una serie de elementos comunes a tener en cuenta, para el buen desarrollo del mismo, en el que distinguimos tres etapas: antes del evento, durante el evento y después del evento. 

Pre-Evento

Es la fase de planificación, donde se toman todas las decisiones importantes que después harán que el evento tenga éxito. 

Un vez definido el público y el objetivo, se atiende a cosas más concretas, como el lugar y fecha de celebración. El lugar debe cumplir ciertos requisitos técnicos y de logística que variarán en función de la envergadura del evento. Sobre la fecha, se elige teniendo en cuenta varios factores, como la estación del año y climatología, fiestas nacionales o locales y la agenda de los invitados relevantes.

Fijados el lugar y la fecha, es hora de enviar la convocatoria/ invitación del evento, con la suficiente antelación como para que los asistentes puedan incluirlo en su agenda.

Escogido el tema o motivo del evento, se procederá a la reserva y contratación de toda la logística necesaria: catering, equipo y técnicos audiovisuales, transporte invitados, personal de recepción y acomodadores, mobiliario, seguridad, equipos de montaje/desmontaje, etc.

Evento

Lo más importante de este día es tener un timing ajustado detallando en cada momento las tareas a realizar y sus responsables; así como mostrar tranquilidad, estando alerta, para poder reaccionar ante cualquier imprevisto. 

  • 10.30 - Acreditación prensa
  • 11.00 - Bienvenida del Organizador
  • 11.15 - Presentación del producto
  • 11.45 - Vídeo demostración
  • 12.00 - Turno de preguntas
  • 12.30 - Catering (pruebas de producto en paralelo)
  • 14.00 - Fin de la presentación

Es imprescindible comprobar que todo el material necesario para el evento está preparado y funciona correctamente. Las dos horas anteriores al inicio del evento serán siempre para comprobaciones técnicas y revisión de todos los servicios contratados con anterioridad.

Post-Evento

Una vez finalizado el evento al público, queda una de las tareas más importantes para evaluar el impacto del mismo y poder corregir errores de cara a futuros eventos.

Se debe realizar una evaluación del acto, que recoja los objetivos conseguidos así como los no logrados, especificando las dificultades encontradas en el camino. 

Elaborar un dossier que incluya toda la información producida para el evento: carteles, anuncios, fotografías, recortes de prensa, grabaciones, etc.

Guardar toda la información de los proveedores e invitados: contratos, lista de asistentes, permisos, timing, invitaciones, etc.

Elaborar una lista de agradecimientos a los asistentes que serán enviadas por correo postal o mail. 

Cerrar el presupuesto, haciendo balance entre gastos generados e ingresos recibidos, que serán reales y compararemos con el presupuesto estimado, que realizamos previo al evento.

Esto es a grandes rasgos lo que conlleva la organización de un evento. Iremos desgranando poco a poco cada detalle, para saber de qué forma tomar decisiones correctas en cada momento.

viernes, 30 de enero de 2015

Comecocos gigante para el anuncio de Bud Light de la Super Bowl

Como sabéis este fin de semana se celebra la Super Bowl y como todo los años, además del partido (que por cierto juegan los Seahawks contra los Patriots), surgen toda una serie de acciones de marketing y eventos nada convencionales para celebrarla, que superan con creces el ámbito deportivo.

Hoy queremos enseñaros el anuncio que Bud Light ha creado; creo que muchos de nosotros mataríamos porque nos dejaran entrar a jugar a este laberinto gigante, donde tú eres Pac Man y el premio una cerveza gratis.

Clicad en la la imagen para ver el vídeo y ¡¡feliz viernes!!

Evento, Anuncio, BUd Light, SuperBowl

miércoles, 28 de enero de 2015

Tipos de Eventos

La tipología de eventos es muy amplia, distingue entre eventos culturales, deportivos, sociales y empresariales. Son estos últimos los que más interés generan por lo que serán los que desarrollemos. 

Es necesario conocer las distintas clases de eventos que pueden realizarse ya que cada uno de ellos tiene una serie de características diferenciadoras, que lo harán más o menos adecuado en función del objetivo que persigamos.

Congreso: reunión científica e institucional entre profesionales iguales, que se reúnen generalmente cada dos años, para debatir o exponer temas fijados previamente.

Convención: reunión de gran trascendencia donde se revisan y analizan temas de interés que luego son debatidos y aprobados en consenso.

Jornada: reunión similar al Congreso, pero con una duración de un día.


Seminario: es una reunión de pocas personas, cuya finalidad puede ser informar y/o formar; suelen tener una duración de uno o dos días. 

Simposio: tiene las mismas características que el Seminario, aunque sólo se trata un tema en concreto y se lleva a cabo entre un grupo de iguales.


Cumbre: es una conferencia a la que acuden personalidades de muy alto nivel, como Jefes de Estado (Seekings y Farrer, 2000).

Presentación: evento en el que se da a conocer un producto, persona o empresa; puede ser interna (hacia el resto de trabajadores) o externa (hacia público general).


Viaje de Incentivos: recompensa que las empresas conceden a algunos empleados o clientes (más productivos). Se realiza con parte de los beneficios de la campaña, por lo que no supone coste extra para la empresa.

Rueda de Prensa: evento cuyo fin es transmitir información hacia los medios de comunicación, con el fin de que lo divulguen. 

Exhibiciones Comerciales/ Ferias: evento donde las empresas exponen sus productos y servicios, lo que facilita el conocimiento de los mismos e impulsa su venta. 



Existen otros formatos de eventos, adecuados a las necesidades individuales de cada organización, como son los desayunos de trabajo, colocaciones de primeras piedras o botaduras, showrooms, homenajes, inauguraciones, team buildings...

Serán las necesidades específicas de nuestro cliente y los objetivos que quiera alcanzar, los que definan el tipo de evento más adecuado en cada momento.

Los próximos días hablaremos sobre Cómo Organizar un Evento, si no quieres perdértelo puedes suscribirte al blog para estar informado de todo.

martes, 27 de enero de 2015

FITUR 2015



Los Reyes de España inaugurarán mañana una nueva edición de la Feria Internacional de Turismo, FITUR 2015, que tendrá lugar hasta el próximo domingo 1 de febrero, en el Recinto Ferial de Ifema de Madrid.

La Feria reunirá en esta edición a un total de 9.107 empresas de 165 países distintos, un 4% más que en la edición anterior. 

Como principales novedades de esta edición destacan la introducción del turismo de compra (Fitur Shopping) y del turismo de salud (Fitur Salud).

Y sobre todo, la inclusión del desarrollo sostenible, tan de actualidad en cualquier ámbito, con la sexta edición de FiturGreen, principal foro de turismo y sostenibilidad, que este año analizará el papel del viajero en el impulso del turismo sostenible.

Os recomendamos que si estáis por Madrid este fin de semana os paséis a dar una vuelta por Ifema, para disfrutarlo.

viernes, 23 de enero de 2015

Eventos, eventos, eventos...


Eventos
Según la R.A.E., la definición principal de evento es: acaecimiento (cosa que sucede).
La segunda acepción habla de una eventualidad o hecho imprevisto que puede suceder (si habéis organizado algún evento, sabéis de lo que habla; a quién no se le ha "caído" algo que tenía programado, 20 minutos antes de empezar algún acto...)
Y la última acepción, pero quizá la más utilizada también, se refiere a un suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva. Habría que incluir también comercial o de promoción, ya que son innumerables las empresas que utilizan estos actos para dar a conocer sus marcas o productos.

Una de las funciones de este blog es acercaros todos los detalles que son necesarios para la buena organización de un evento, aprender a diferenciar los tipos de eventos que se pueden hacer, y así obtener mejores resultados, sabiendo elegir el más apropiado en cada ocasión.

También hablaremos de imprevistos, cómo no, elementos imprescindibles en cualquier evento, y cómo sobreponerse a ellos, gestionándolos al momento, sin sucumbir al pánico.

Queremos aprender también con vosotros, así que esperamos con ganas cualquier comentario que nos queráis dejar, así como si tenéis dudas sobre algún tema en particular relacionado con los eventos, escribidnos, confiamos en poder ayudaros.

¡Feliz fin de semana a todos!

jueves, 22 de enero de 2015

El valor de una estrella

No dejamos de verlo en todas partes estos días, pero no hemos podido evitar compartirlo aquí también, porque nos encanta el nuevo anuncio de Mercedes con el chef David Muñoz.

Bienvenidos a Real Events

¡Hola a todos!

Un par de meses después de arrancar con el nuevo proyecto de Real Events, nos lanzamos a crear nuestro propio blog. 

Nos encantan los eventos, el marketing y la publicidad, y eso es de lo que vamos a hablar aquí. De cómo organizar un evento, de los eventos más importantes que se celebran actualmente, de los anuncios que más impacto causan en la sociedad, los más vistos y comentados en las redes sociales, y de todo aquello que pueda interesaros a vosotros.

Por eso estaremos encantados de que nos escribáis para saber qué cosas os interesan y os motivan. 

Si os apetece organizar cualquier tipo de evento y necesitáis ayuda o consejo, estamos a vuestra disposición, Nos encanta organizar convenciones, juntas, seminarios..., para grandes empresas, pero también fiestas y aniversarios familiares, y por supuesto nuestro servicio de wedding planner que despega este 2015 con dos bodas ya en marcha. 

Lo dicho, aquí estamos para lo que necesitéis, encantados de compartir esta nueva aventura con vosotros. Podéis escribirnos aquí.

Gracias por venir :)