¿Cómo escoger el lugar adecuado para cada evento?

Ya de entrada os diré que es una pregunta bastante difícil de contestar porque no hay una respuesta única, sino infinitas posibilidades que variarán según el tipo de evento que queramos realizar.

Lo primero que va a condicionar la elección del lugar del evento es el número de invitados al mismo; aunque hasta un par de días antes no tengáis la lista de asistentes confirmados, es necesario empezar a trabajar dentro de un margen. No es lo mismo organizar una reunión para 15 personas, que una presentación para 150, por lo que la cantidad de asistentes será nuestro primer filtro para el elegir el espacio. 

A continuación, importa (y mucho) la época del año y la climatología; esto definirá si nuestro evento puede realizarse al aire libre o ha de celebrarse en un espacio cerrado. Siempre es garantía de éxito celebrarlo bajo techo, pero la visibilidad de un evento en espacios abiertos es difícil alcanzarla sin salir a la calle. Hablaremos otro día sobre los eventos al aire libre y cómo evitar que las inclemencias meteorológicas lo arruinen.

Una vez definidos los asistentes y elegido un espacio cerrado, nos centraremos en la temática del evento y en los objetivos: qué queremos conseguir de nuestros invitados. 

Si se trata de una reunión para exponer un proyecto o debatir posibles opciones de internacionalización dentro de la misma empresa, por ejemplo, elegiremos un lugar sobrio y elegante, no muy grande, que permita que todos los asistentes estén cerca y que la toma de decisiones no sea un proceso largo y tedioso. La proximidad física, favorece un acercamiento de las diferentes opiniones de los asistentes.

Espacio Platea Madrid

Espacio Platea Madrid

7 tendencias para eventos en 2015 #Infografía

Ya estamos acabando el segundo mes del año y podemos afirmar que este 2015 se presenta con buenas perspectivas para el sector de los eventos. Las empresas han comenzado su recuperación económica, y el presupuesto destinado a los departamentos de marketing y comunicación para la gestión de eventos, empieza a incrementarse también. 

Por eso queremos recomendarte 7 tendencias a tener en cuenta que definirán los eventos este año:

1. Conexión a internet: Wi-Fi

Es imprescindible que en el lugar donde vaya a realizarse el evento haya un servicio de conexión gratuita. Cada vez es más importante la conectividad de los usuarios a las redes sociales durante el evento, para conseguir mayor impacto y por ello debemos facilitarles esa conexión.

2. Generación de experiencias

Han pasado a la historia los eventos en los que se realizaba una presentación, se respondían un par de preguntas a la prensa y se generaba la noticia. Es fundamental ofrecer a los asistentes, la posibilidad de probar el producto, cuánto más original y diferenciadora sea tu presentación, más comentarios generará y más ROI reportará a tu marca.

3. Decoración DIY: Do It Yourself

Es la tendencia de moda tanto en eventos como en celebraciones (sobre todo en bodas). Utilizando materiales como madera, tejidos, vidrio, que parezca que lo has hecho tú mismo es lo importante, aunque todo puede contratarse. La reutilización de palets como mobiliario reciclado, junto con todas las ambientaciones vintage también seguirán marcando tendencias en la decoración este 2015.

4. Uso de drones

Para captación visual aérea: fotografía o vídeo en los eventos. Un sector en auge durante el último año seguirá desarrollándose y profesionalizándose a lo largo de 2015. Permitirá innovar sobre todo en la grabación de congresos y seminarios, bastante estáticos y conservadores hasta ahora. Conviene tener en cuenta la nueva legislación sobre estos aparatos voladores, sobre todo en espacios abiertos, ya que se está volviendo bastante restrictiva.

5. Uso de aplicaciones móviles

Aplicaciones creadas específicamente para tu evento. Son básicas para sustituir el material impreso e incorporar todas las redes sociales, que permitirán compartir contenidos de manera mucho más eficaz. En Estados Unidos es permanente el uso de estas aplicaciones móviles en cualquier evento, tendencia que llegará a Europa para consolidarse a lo largo de este año 2015.

Salón Mi Empresa 2015 #SME2015

Un año más termina una nueva edición del Salón Mi Empresa, y ya es la sexta, con gran éxito de público, del que sin duda darán cuenta los medios de comunicación (se esperaban unos 15.000 visitantes y se ha superado esa cifra).

Ha habido muchísimas charlas interesantes, imposible asistir a todas, ya que se solapaban en el mismo horario, por lo que el primer día tocaba elegir las que más apetecían.

Anxo Pérez
Si ves que diluvia, vende canoas.

Sin duda la conferencia inaugural de Anxo Pérez, creador del método para aprender chino en 8 meses, nos dejó impactados, nadie como él conoce las bases para construir el éxito: Si ves que diluvia, vende canoas.
Con la generosidad de quien ha trabajado duro para conseguirlo, nos regala a los asistentes 15 días de prueba gratuita de su método para aprender chino. Si alguno estáis interesados dejadnos vuestro mail en los comentarios y os enviamos el enlace para que podáis probarlo.

Isabel Ávila
Qué contar a periodistas y bloggers para que hablen de mi empresa

El miércoles nos centramos en la Sala Creación de Empresas, donde tenían lugar las ponencias que más nos interesaban. Queremos destacar la de Isabel Ávila que nos enseñó que las historias personales venden y que una buena historia es casi tan importante como un buen producto.

Fernando Álvarez
Neuro-Comunicación para vender más

Con Fernando Álvarez  aprendimos la importancia de la neuro-comunicación a la hora de incrementar las ventas y cómo debemos dirigir nuestro marketing a la zona primitiva del cerebro.

Javier Rivero-Diaz
7 Claves prácticas online para vender más hoy mismo
 y diferenciarte de los demás

Y Javier Rivero-Diaz nos descubrió las vídeo-propuestas y los vídeo-presupuestos, que sin duda trataremos de poner en práctica desde Real Events.




Pero lo que nos interesa a nosotros es la estructura del evento; ya os adelantamos que no es nada fácil organizar un evento de esta envergadura, dirigido principalmente al público asistente, pero en el que también tienes que satisfacer a expositores, patrocinadores, prensa, ponentes, etc..  Sin duda un gran éxito por el que felicitar a Creaventure, su Consejero Delegado, Sébastien Chartier y a todos los que lo han hecho posible.

Mercedes Benz Fashion Week Madrid febrero 2015 - Cibelespacio

Como muchos sabréis desde el pasado viernes se está celebrando en Ifema la Semana de la Moda madrileña, (antes Pasarela Cibeles), que terminará mañana con los desfiles del Samsung EGO (plataforma de jóvenes talentos de la moda) pudiendo ver las colecciones de David Catalán y Natalia Rivera, entre otros. 

Ayer, gracias a la invitación de Everything Sparkles Blog, pudimos pasar la tarde en el Cibelespacio. En el pabellón 14 del Recinto Ferial, un espacio por y para las marcas patrocinadoras o colaboradoras de la Semana de la Moda. 

Mercedes Benz AMG GT

En esta edición de febrero 2015 se ha inaugurado el Mercedes Benz Fashion Club, un punto de encuentro para los aficionados a la moda, que acudan a la MBFW y necesiten un momento de descanso. Con un maravilloso Mercedes Benz AMG GT rojo dando la bienvenida a los invitados, accedes a un espacio privilegiado, donde disfrutar de buena música mientras comentas los desfiles de la tarde. 

El Showroom Samsung EGO te permite además de disfrutar de la última tecnología de la marca, conocer las colecciones de 15 jóvenes diseñadores.

Varios stands de bebidas, como Solán de Cabras, Kaiku Choco Latte o Schweppes, te ofrecen pruebas de su producto, mientras visitas el espacio y conviven con los stands de las publicaciones más importantes de moda: Glamour, Hola, Telva, Woman, Yo Donna..., desde donde puedes seguir los desfiles en directo.

Telva

Glamour

Woman

Sin duda, lo mejor del Cibelespacio, el stand de L'oreal, donde puedes sentirte como una auténtica modelo, mientras te maquillan, te peinan y te hacen las uñas, como si tuvieras que prepararte para el próximo desfile. Eso sí vete preparada para hacer largas colas, porque los tiempos de espera son largos.

Manicura en L'oreal

Peinado en L'oreal

El Cibelespacio es el claro ejemplo de cómo convertir un evento en un Gran Evento, realizando actividades paralelas a tu evento principal, que consiguen engrandecerlo aún más y le proporcionan mucha más presencia en los medios de comunicación, lo que acaba convirtiéndolo en un evento para el gran público, y no sólo para los VIP.

Esperamos poder volver la próxima edición, para seguir aprendiendo de moda junto a Everything Sparkles.

29ª Edición de los Premios Goya - La Ceremonia

Ayer tuvo lugar la Gala de entrega de los premios más importantes del cine español: los Premios Goya 2015.

A las 22.00 daba comienzo la Gala en el Auditorio del Centro de Congresos Príncipe Felipe del Hotel Auditorium de Madrid. Pero varias horas antes, ya comenzaban a girar todos los engranajes de esta gran gala. Mientras los actores y sobre todo, las actrices nominadas comenzaban sus sesiones de maquillaje y peluquería, el Auditorio se convertía en un auténtico hervidero de técnicos, que hacían las últimas comprobaciones y ensayos para que todo funcionara correctamente, En el exterior del auditorio todo el personal de protocolo: azafatas, acomodadores, gente de recepción, ropero..., se preparaban para ir recibiendo uno a uno a todos los invitados a la Gala, y conducirles a su lugar correspondiente en el Auditorio.

Alex de la Iglesia

Elena Anaya y Beatriz Sanchis

Jesús Castro

Loles León

Fue así, como pudimos ver uno tras otro, como llegaban los asistentes, bajaban de los coches, saludaban al Presidente de la Academia, y pasaban por la alfombra (que en esta ocasión era fucsia) al photocall, para cumplir con el tradicional posado. Mientras algunos dedicaban unos minutos a entrevistas con los medios, otros cumplían con los compromisos publicitarios de los patrocinadores de la ceremonia; entre otros firmar un zapato gigante de la marca LODI, que aparecía también serigrafiada en la alfombra fucsia.  

Os dejamos el primer número musical de la Gala, uno de los mejores que hemos visto en los últimos años, un gran arranque de la noche.

 Número Musical Inicio Gala Goyas 2015

Comenzada la Gala, el protocolo habitual, contando este año con Dani Rovira, como maestro de ceremonias. Dos o tres invitados para presentar a los nominados en cada categoría y anunciar al ganador. Subida al escenario del premiado, recogida del galardón y discurso de agradecimiento del mismo, para abandonar el escenario acompañado de los presentadores de su premio. 

Varios números musicales se realizaron entre las entregas de los premios, del que queremos destacar el número de claqué protagonizado por John O'Brien, maestro de esta disciplina, acompañado por Adrián Lastra y Dani Rovira, de las mejores actuaciones de la noche. 

Dani Rovira, Adrián Lastra y John O'Brien en el número de claqué

Queremos compartir con vosotros, el que sin duda, fue uno de los momentos más emotivos de la Gala, cuando Dani Rovira gana el Goya al Mejor Actor Revelación, que recoge con humildad y dedica a todos los que le han ayudado a llegar hasta aquí.

Dani Rovira, Goya Actor Revelación 2015

La gran triunfadora: La isla mínima, una gran realización, con un elenco de actores extraordinario, que sin duda ha conseguido la difícil tarea de aunar excelentes opiniones de la crítica y un gran éxito de público en las salas.

Sin duda, este año ha sido una de las galas más entretenidas y lucidas de los últimos tiempos, gracias en gran parte a su presentador Dani Rovira, que supo hacer que la Gala no se hiciera pesada, al menos hasta casi el final. Era la 1.30 de la madrugada cuando aún faltaban por darse los 4 premios principales de la noche y poco antes de las 2, Dani Rovira se despedía de todos haciendo una gran crónica de lo que fue la Gala: Buen cine y Buena suerte.

Ganadores Goyas 2015

Estamos contando los días para la 30ª Edición de los Premios Goya.

Catering para eventos

Hay muchas decisiones que tomar durante la preparación de un evento convencional en cualquier agencia.

Una de las que puede confirmar el éxito de tu evento es la elección del catering. Está comprobado que es una de las cosas que más recuerdan los asistentes a eventos, tanto si ha sido espectacular, como si no ha terminado de gustarles, por lo que una elección correcta, puede hacer que tu evento sea recordado de manera muy positiva.

En los últimos tiempos, debido a la crisis económica son muchas las empresas que han reducido su presupuesto destinado a eventos, a pesar de eso, nuestras recomendación es que nunca suprimáis el catering en un evento de empresa. Han surgido propuestas novedosas y muy económicas, para no tener que prescindir de esta partida, como las que ofrecen en Armiñán Catering.

Dependiendo de las características del evento y del horario en el que vaya a realizarse, el tipo de catering escogido podrá variar, desde un desayuno (coffee break), a un aperitivo tipo cóctel, para servir de pie o una comida con menú completo para degustar sentados a la mesa. 

Son muchas las empresas de catering que existen actualmente en el mercado, lo importante a la hora de elegir la adecuada es confirmar que los alimentos que utilizan son naturales, de primera calidad, y que el servicio que pueden proporcionar es el que tú precisas para tu evento concreto.

Puede que sólo necesites que entreguen la comida y tú o tu equipo la repartiréis en mesas dispuestas para ello en la sala del evento. Aunque puede que sea un evento más formal, y necesites que haya camareros pasando bandejas con la comida/ bebida para que sea más cómodo para los invitados. Si lo que prefieres es simular una comida tradicional, son muchos los menús disponibles a precios económicos, ya que las propias empresas de catering llevan al lugar del evento todo lo que necesitas: mobiliario, vajilla, cristalería, mantelería, etc... Este es el tipo de servicio que puedes encontrar en Goblin Catering con quienes llevamos años trabajando con unos resultados estupendos.

Es fundamental contar con un catering de confianza, que te permita realizar catas previas de los platos escogidos y que esté preparado para cubrir imprevistos o modificar el número de comensales. Suele ser habitual que un par de días antes del evento, la cantidad de asistentes al mismo se vea modificada. Nuestra recomendación es que siempre, pidas presupuesto para un número menor de invitados del que estimes; siempre es posible aumentar a última hora la cantidad de comensales, pero reducirla no suele ser habitual.

Muchas veces, un buen catering marcará la diferencia en tu evento.

Organización de eventos

Lo primero que debes hacer a la hora de plantear la organización de un evento, es definir el tipo de evento a realizar. Anteriormente hemos visto diferentes tipos de eventos; en función del objetivo que quieras alcanzar y el público al que pretendes llegar elegiremos uno u otro. 

Una vez decidido el tipo de evento, hay una serie de elementos comunes a tener en cuenta, para el buen desarrollo del mismo, en el que distinguimos tres etapas: antes del evento, durante el evento y después del evento. 

Pre-Evento

Es la fase de planificación, donde se toman todas las decisiones importantes que después harán que el evento tenga éxito. 

Un vez definido el público y el objetivo, se atiende a cosas más concretas, como el lugar y fecha de celebración. El lugar debe cumplir ciertos requisitos técnicos y de logística que variarán en función de la envergadura del evento. Sobre la fecha, se elige teniendo en cuenta varios factores, como la estación del año y climatología, fiestas nacionales o locales y la agenda de los invitados relevantes.

Fijados el lugar y la fecha, es hora de enviar la convocatoria/ invitación del evento, con la suficiente antelación como para que los asistentes puedan incluirlo en su agenda.

Escogido el tema o motivo del evento, se procederá a la reserva y contratación de toda la logística necesaria: catering, equipo y técnicos audiovisuales, transporte invitados, personal de recepción y acomodadores, mobiliario, seguridad, equipos de montaje/desmontaje, etc.

Evento

Lo más importante de este día es tener un timing ajustado detallando en cada momento las tareas a realizar y sus responsables; así como mostrar tranquilidad, estando alerta, para poder reaccionar ante cualquier imprevisto. 

• 10.30 - Acreditación prensa
• 11.00 - Bienvenida del Organizador
• 11.15 - Presentación del producto
• 11.45 - Vídeo demostración
• 12.00 - Turno de preguntas
• 12.30 - Catering (pruebas de producto en paralelo)
• 14.00 - Fin de la presentación

Es imprescindible comprobar que todo el material necesario para el evento está preparado y funciona correctamente. Las dos horas anteriores al inicio del evento serán siempre para comprobaciones técnicas y revisión de todos los servicios contratados con anterioridad.

Post-Evento

Una vez finalizado el evento al público, queda una de las tareas más importantes para evaluar el impacto del mismo y poder corregir errores de cara a futuros eventos.

Se debe realizar una evaluación del acto, que recoja los objetivos conseguidos así como los no logrados, especificando las dificultades encontradas en el camino. 

Elaborar un dossier que incluya toda la información producida para el evento: carteles, anuncios, fotografías, recortes de prensa, grabaciones, etc.

Guardar toda la información de los proveedores e invitados: contratos, lista de asistentes, permisos, timing, invitaciones, etc.

Elaborar una lista de agradecimientos a los asistentes que serán enviadas por correo postal o mail. 

Cerrar el presupuesto, haciendo balance entre gastos generados e ingresos recibidos, que serán reales y compararemos con el presupuesto estimado, que realizamos previo al evento.

Esto es a grandes rasgos lo que conlleva la organización de un evento. Iremos desgranando poco a poco cada detalle, para saber de qué forma tomar decisiones correctas en cada momento.