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viernes, 27 de febrero de 2015

¿Cómo escoger el lugar adecuado para cada evento?

Ya de entrada os diré que es una pregunta bastante difícil de contestar porque no hay una respuesta única, sino infinitas posibilidades que variarán según el tipo de evento que queramos realizar.

Lo primero que va a condicionar la elección del lugar del evento es el número de invitados al mismo; aunque hasta un par de días antes no tengáis la lista de asistentes confirmados, es necesario empezar a trabajar dentro de un margen. No es lo mismo organizar una reunión para 15 personas, que una presentación para 150, por lo que la cantidad de asistentes será nuestro primer filtro para el elegir el espacio. 

A continuación, importa (y mucho) la época del año y la climatología; esto definirá si nuestro evento puede realizarse al aire libre o ha de celebrarse en un espacio cerrado. Siempre es garantía de éxito celebrarlo bajo techo, pero la visibilidad de un evento en espacios abiertos es difícil alcanzarla sin salir a la calle. Hablaremos otro día sobre los eventos al aire libre y cómo evitar que las inclemencias meteorológicas lo arruinen.

Una vez definidos los asistentes y elegido un espacio cerrado, nos centraremos en la temática del evento y en los objetivos: qué queremos conseguir de nuestros invitados. 

Si se trata de una reunión para exponer un proyecto o debatir posibles opciones de internacionalización dentro de la misma empresa, por ejemplo, elegiremos un lugar sobrio y elegante, no muy grande, que permita que todos los asistentes estén cerca y que la toma de decisiones no sea un proceso largo y tedioso. La proximidad física, favorece un acercamiento de las diferentes opiniones de los asistentes.

Espacio Platea Madrid
Espacio Platea Madrid
Espacio Platea Madrid
Espacio Platea Madrid














Actualmente puedes encontrar en internet muchísimas opciones para alquilar este tipo de espacios; algunas de las que más nos gustan a Real Events en Madrid son Impact Hub, por la versatilidad de sus espacios y su ubicación en pleno centro de la capital; y el Cómo, espacio modulable donde poder celebrar desde una pequeña reunión, a charlas, ponencias y presentaciones de producto en un ambiente cercano y agradable.

Otra opción es utilizar buscadores de espacios, donde filtrando por el número de invitados, la localización, la duración..., puedes encontrar la sala adecuada en cada momento; ejemplo de esto es Spaces On, que dispone de espacios en varias de las ciudades más importantes de España.

Sala de reuniones
Si lo que queremos es hacer una presentación de nuestro producto estrella para la campaña de Navidad, por ejemplo, buscaremos algún salón o edificio emblemático, donde poder exponer el producto, ofrecer un catering a los asistentes, realizar una rueda de prensa para que los medios de comunicación puedan difundir nuestro mensaje y ofrecer algún concierto o actuación como colofón al evento. En función de lo que presentemos (puede ser un perfume, un coche...), chequearemos las necesidades técnicas y logísticas de nuestro espacio, para comprobar que lo que queremos hacer es viable. (Puede llegar el caso de que una vez escogido el espacio, veas que no es posible introducir el coche que vas a presentar, lo cual sería inaceptable para un organizador de eventos competente).

Es por ello que se debe realizar una primera visita de prospección al lugar del evento, donde valoraremos si el lugar cumple con las necesidades básicas de nuestro evento: espacio amplio para todos los invitados, diferentes lugares, para la presentación, rueda de prensa, catering... Será en visitas posteriores cuando iremos confirmando los demás elemento necesarios: equipo técnico y audiovisual necesario, decoración de la sala, photocall, PLV..., accesos invitados, ropero, azafatas...

En función de la envergadura del evento, pueden ser necesarias varias visitas al lugar escogido, para no dejar ningún detalle al azar.

Salón de Baile del Círculo de Bellas Artes
Salón de Baile del Círculo de Bellas Artes
Palacio Santa Bárbara
Palacio Santa Bárbara 

También es frecuente contratar los espacios de un hotel, para pequeñas reuniones o desayunos de empresa, ya que facilitan bastante toda la logística del evento, ocupándose de la mayor parte del trabajo. No obstante, se corre el riesgo de caer en la rutina y la monotonía al contratar los mismos espacios que las empresas de la competencia. Por eso es recomendable contar con los servicios de un organizador de eventos, ya que parte de su labor consiste en conocer espacios que aún no han sido muy utilizados, por lo que su evento tendrá además exclusividad en la ubicación.

Si quieres conocer algunos de los espacios más especiales de la capital de España, escríbenos y te ayudaremos a encontrar el lugar perfecto para tu evento.

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