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lunes, 2 de febrero de 2015

Organización de eventos

Lo primero que debes hacer a la hora de plantear la organización de un evento, es definir el tipo de evento a realizar. Anteriormente hemos visto diferentes tipos de eventos; en función del objetivo que quieras alcanzar y el público al que pretendes llegar elegiremos uno u otro. 

Una vez decidido el tipo de evento, hay una serie de elementos comunes a tener en cuenta, para el buen desarrollo del mismo, en el que distinguimos tres etapas: antes del evento, durante el evento y después del evento. 

Pre-Evento

Es la fase de planificación, donde se toman todas las decisiones importantes que después harán que el evento tenga éxito. 

Un vez definido el público y el objetivo, se atiende a cosas más concretas, como el lugar y fecha de celebración. El lugar debe cumplir ciertos requisitos técnicos y de logística que variarán en función de la envergadura del evento. Sobre la fecha, se elige teniendo en cuenta varios factores, como la estación del año y climatología, fiestas nacionales o locales y la agenda de los invitados relevantes.

Fijados el lugar y la fecha, es hora de enviar la convocatoria/ invitación del evento, con la suficiente antelación como para que los asistentes puedan incluirlo en su agenda.

Escogido el tema o motivo del evento, se procederá a la reserva y contratación de toda la logística necesaria: catering, equipo y técnicos audiovisuales, transporte invitados, personal de recepción y acomodadores, mobiliario, seguridad, equipos de montaje/desmontaje, etc.

Evento

Lo más importante de este día es tener un timing ajustado detallando en cada momento las tareas a realizar y sus responsables; así como mostrar tranquilidad, estando alerta, para poder reaccionar ante cualquier imprevisto. 

  • 10.30 - Acreditación prensa
  • 11.00 - Bienvenida del Organizador
  • 11.15 - Presentación del producto
  • 11.45 - Vídeo demostración
  • 12.00 - Turno de preguntas
  • 12.30 - Catering (pruebas de producto en paralelo)
  • 14.00 - Fin de la presentación

Es imprescindible comprobar que todo el material necesario para el evento está preparado y funciona correctamente. Las dos horas anteriores al inicio del evento serán siempre para comprobaciones técnicas y revisión de todos los servicios contratados con anterioridad.

Post-Evento

Una vez finalizado el evento al público, queda una de las tareas más importantes para evaluar el impacto del mismo y poder corregir errores de cara a futuros eventos.

Se debe realizar una evaluación del acto, que recoja los objetivos conseguidos así como los no logrados, especificando las dificultades encontradas en el camino. 

Elaborar un dossier que incluya toda la información producida para el evento: carteles, anuncios, fotografías, recortes de prensa, grabaciones, etc.

Guardar toda la información de los proveedores e invitados: contratos, lista de asistentes, permisos, timing, invitaciones, etc.

Elaborar una lista de agradecimientos a los asistentes que serán enviadas por correo postal o mail. 

Cerrar el presupuesto, haciendo balance entre gastos generados e ingresos recibidos, que serán reales y compararemos con el presupuesto estimado, que realizamos previo al evento.

Esto es a grandes rasgos lo que conlleva la organización de un evento. Iremos desgranando poco a poco cada detalle, para saber de qué forma tomar decisiones correctas en cada momento.

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