Not seeing a Scroll to Top Button? Go to our FAQ page for more info.

martes, 31 de marzo de 2015

Cómo organizar una reunión (II)

La semana pasada vimos la primera fase de Planificación y Organización previa a una reunión, veamos ahora qué factores debemos tener en cuenta durante la reunión.

Durante la reunión

Pueden ocurrir dos cosas: que seamos los organizadores de la reunión, pero no formemos parte de ella, o que sí seamos parte de la misma. Las funciones a desempeñar serán diferentes en ambos casos.

En el supuesto de ser únicamente organizadores, deberemos estar atentos a las necesidades que surjan de los temas que hemos preparado en la planificación. Es decir: controlar la temperatura de la sala, para que esté estable, comprobar que todos los invitados están acomodados, que la iluminación es correcta, que disponen de las bebidas necesarias, que el catering/ coffee está preparado y se sirve a la hora acordada, que todos los equipos audiovisuales funcionan correctamente: audio/vídeo... Siempre estaremos atentos a cualquier necesidad de última hora que pudiera surgir y prestos a solventarla.

mesa de reuniones

En el caso de que además de organizar la reunión, formemos parte de ella (porque somos miembros de la empresa, o nos han ofrecido moderarla) seremos también responsables de que se alcancen los objetivos de la misma. Deberemos centrar los temas y hacer que se cumplan los tiempos establecidos, mientras dirigimos la conversación en la dirección adecuada. En caso de tener que "moderar" la reunión, necesitaremos delegar las tareas propias de organización a alguien de nuestra confianza que pueda encargarse de ello, ya que no podremos abandonar la sala y deberemos estar centrados en la propia reunión, más que en los temas externos a ella.

Podemos dividir la reunión en varias etapas:

martes, 24 de marzo de 2015

Cómo organizar una reunión (I)

Según el Diccionario de la Real Academia Española (RAE), una reunión se define como (I) la acción y el efecto de reunir o (II) un conjunto de personas reunidas. Veremos como esta acepción tan simple de reunión, puede volverse algo mucho más complejo a la hora de intentar organizar la misma.

Las reuniones pueden servir para muchas cosas: informar, formar, llegar a acuerdos, plantear interrogantes, tomar decisiones... Y pueden darse en diversos ámbitos, aquí nos centraremos en las reuniones de empresa, cuya comunicación puede ser interna (dirigida a los propios empleados) o externa (dirigida a medios de comunicación o público en general).

Una reunión no deja de ser uno de los múltiples formatos de eventos que podemos organizar y por ello también hemos de tener en cuenta sus diferentes etapas: la fase previa de planificación, la propia reunión, y la fase posterior a la reunión.

Fase previa de Organización y Planificación

Debemos definir el tema sobre el que tratará la reunión, es decir para qué la convocamos y a quienes invitamos. Aquí será muy importante la diferenciación que hacíamos antes de si está dirigida a empleados de la propia empresa o a un público externo a esa empresa.

Lo siguiente una vez centrado el tema o información que vamos a tratar en la reunión, será elegir el lugar adecuado para celebrarla, como ya hemos visto en anteriores ocasiones, el número de asistentes a la misma, así como su categoría (empleados, prensa, clientes potenciales...) definirá el tipo de espacio que escojamos finalmente.

martes, 17 de marzo de 2015

Cómo escoger el tema central de tu evento

Esta semana nos ha costado un poco elegir el tema para la entrada del blog, hay tantas cosas que contar sobre los eventos y su planificación, que no sabíamos cuál podría resultar más interesante. Y dándole vueltas al tema de la entrada, nos hemos dado cuenta que, a veces, tampoco resulta fácil elegir el tema central de un evento.

En algunas ocasiones está bastante claro, si por ejemplo se trata de la entrega de los premios Goya, es más que obvio que el tema es el cine español, aunque luego se le puedan dar diversos enfoques a la gala, siempre el cine, será el tema central.

Sin embargo en acciones promocionales más generales, como la presentación de una nueva gama de electrodomésticos, un nuevo terminal móvil o el aniversario de un vehículo, podemos elegir casi cualquier tema y hacerlo encajar en nuestro evento. Veamos varios ejemplos.

martes, 10 de marzo de 2015

eBook gratis sobre Organización de eventos

Hoy queremos compartir con vosotros el eBook "Organización de Eventos".

No pretende ser un manual completo con miles de anotaciones, ni casos prácticos, sino algo que te sirva para ayudarte a encauzar tu camino si estás empezando en este mundo de la organización de eventos, porque son tantas las cosas que se deben hacer, que a veces no sabemos por donde empezar, qué cosas son más urgentes de hacer y cuales podemos delegar en otros o posponer para más adelante.

Suscribete a nuestro blog para que podamos enviarte gratis el eBook, podrás tenerlo en formato .pdf y en formato .mobi para descargar en el Kindle.  Si preferís el formato .epub por favor, dejadnos un comentario en la entrada con vuestra dirección de mail y os lo enviaremos directamente después de registraros. 

Contenido del eBook:
  • Introducción
  • Reunión con el cliente
  • Planificación/ Pre-producción
  • Montaje del Evento
  • Evento
  • Desmontaje del Evento
  • Informe Final y Resultados

martes, 3 de marzo de 2015

5 Claves para realizar un buen Briefing (antes de un evento)

Como todos sabréis un buen briefing es el sueño de cualquier organizador de eventos, sin embargo por una razón o por otra, son poquísimas las ocasiones en las que el cliente puede entregarnos en una primera reunión un briefing completo con todos los datos necesarios para arrancar la organización del evento. 

Lejos de alterarnos por ello, es labor de un buen organizador, facilitar al cliente los medios para poder completar los datos que faltan. A continuación veremos qué elementos son imprescindibles para organizar cualquier evento con una buena base. 

1. Tipo de evento - What?

¿Qué se quiere hacer? ¿Es una presentación de producto, una reunión, una conferencia, quiere hacer una acción de street marketing? Lo primero es definir el tipo de evento que se va a realizar. Para encontrar fácilmente la tipología del evento, hay que centrarse en el segundo punto.

2. Objetivos del evento - Why?

¿Qué se quiere conseguir? ¿Se va a presentar un nuevo producto a la prensa, se van a  incentivar las ventas de un producto ya existente, se quieren anunciar los resultados anuales de la compañía a los accionistas? Definiendo el objetivo principal y los objetivos secundarios del evento, podremos tener una idea más clara de cómo realizar el evento.

3. Asistentes/ invitados/ participantes al evento  - Who? / Where?

Las últimas tendencias insisten en llamarles participantes, más que asistentes, ya que el público que acude a los eventos quiere cada vez más, participar de forma activa en todo el desarrollo del evento y no limitarse a escuchar sentado. Concretar una aproximación al número final de personas que asistirán ayudará a delimitar el espacio donde lo realizaremos, lo cual acotará todas las demás opciones de organización.
Definir el público objetivo es imprescindible antes de construir el mensaje, para saber a quién nos dirigimos.