martes, 3 de marzo de 2015

5 Claves para realizar un buen Briefing (antes de un evento)

Como todos sabréis un buen briefing es el sueño de cualquier organizador de eventos, sin embargo por una razón o por otra, son poquísimas las ocasiones en las que el cliente puede entregarnos en una primera reunión un briefing completo con todos los datos necesarios para arrancar la organización del evento. 

Lejos de alterarnos por ello, es labor de un buen organizador, facilitar al cliente los medios para poder completar los datos que faltan. A continuación veremos qué elementos son imprescindibles para organizar cualquier evento con una buena base. 

1. Tipo de evento - What?

¿Qué se quiere hacer? ¿Es una presentación de producto, una reunión, una conferencia, quiere hacer una acción de street marketing? Lo primero es definir el tipo de evento que se va a realizar. Para encontrar fácilmente la tipología del evento, hay que centrarse en el segundo punto.

2. Objetivos del evento - Why?

¿Qué se quiere conseguir? ¿Se va a presentar un nuevo producto a la prensa, se van a  incentivar las ventas de un producto ya existente, se quieren anunciar los resultados anuales de la compañía a los accionistas? Definiendo el objetivo principal y los objetivos secundarios del evento, podremos tener una idea más clara de cómo realizar el evento.

3. Asistentes/ invitados/ participantes al evento  - Who? / Where?

Las últimas tendencias insisten en llamarles participantes, más que asistentes, ya que el público que acude a los eventos quiere cada vez más, participar de forma activa en todo el desarrollo del evento y no limitarse a escuchar sentado. Concretar una aproximación al número final de personas que asistirán ayudará a delimitar el espacio donde lo realizaremos, lo cual acotará todas las demás opciones de organización.
Definir el público objetivo es imprescindible antes de construir el mensaje, para saber a quién nos dirigimos.


4. Fecha en la que se quiere realizar  - When? 

La estación del año en la que se celebra (no es lo mismo un evento en primavera que uno en otoño), el día de la semana, y el horario, marcarán también el enfoque del evento. Un evento un martes por la mañana tiene un claro trasfondo informativo, mientras que un evento un jueves por la noche, estará marcado más por un ambiente lúdico-social. 


5. Escaleta, PAM (Plan de Acción al Minuto) - Timing

Aunque es prácticamente imposible definir en un primer briefing el PAM que se llevará a cabo finalmente el día del evento, es imprescindible poder centrarlo a grandes rasgos, para conocer las necesidades de todos los departamentos implicados (marketing, comunicación, ventas...).
Esto servirá de base para conocer la cantidad de proveedores que necesitaremos contratar para el desarrollo del evento. Por ejemplo si fuera una presentación de un nuevo producto a prensa especializada, sabremos que una escaleta básica comprendería: recepción y acreditación de los medios, presentación del producto, turno de preguntas, catering, prueba de producto y despedida. 

Sé que habíamos dicho que serían 5 claves para realizar un buen briefing, pero

 ¿qué pasa con el  presupuesto ? 


Parece que hablar de este tema en una primera reunión con el cliente, puede parecer tabú (en determinadas empresas), que dará la impresión de que sólo estamos interesados en el importe a facturar, pero nada más lejos de la realidad.
Conocer de primera mano el presupuesto disponible para un evento, ofrece infinidad de ventajas tanto para nosotros organizadores, como para los clientes, que evitarán ver grandes propuestas que les encanten, para luego darse cuenta de que no pueden cubrirlas con el presupuesto del que disponen. 

Por ello, desde aquí, la última clave imprescindible para que un briefing sea una buena base sobre la que construir la organización de un buen evento, es el presupuesto. Podrá variar una vez avanzado el proyecto, pero contar con una cifra inicial será de gran ayuda para todos los implicados en el evento, ¿no os parece?

5 keys to a briefing


2 comentarios:

  1. Muy interesante y necesario para la recopilación de información antes de la realización del proyecto, porque realizar un proyecto sin información previa... Es un suicidio!! Hasta pronto! :)

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    1. Gracias Adrián, la intención es ayudar a nuestro cliente a completar ese briefing para facilitar el trabajo de todos los implicados en el evento, (y evitar los suicidios, jeje). Esperamos seguir viéndote por aqui

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