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martes, 24 de marzo de 2015

Cómo organizar una reunión (I)

Según el Diccionario de la Real Academia Española (RAE), una reunión se define como (I) la acción y el efecto de reunir o (II) un conjunto de personas reunidas. Veremos como esta acepción tan simple de reunión, puede volverse algo mucho más complejo a la hora de intentar organizar la misma.

Las reuniones pueden servir para muchas cosas: informar, formar, llegar a acuerdos, plantear interrogantes, tomar decisiones... Y pueden darse en diversos ámbitos, aquí nos centraremos en las reuniones de empresa, cuya comunicación puede ser interna (dirigida a los propios empleados) o externa (dirigida a medios de comunicación o público en general).

Una reunión no deja de ser uno de los múltiples formatos de eventos que podemos organizar y por ello también hemos de tener en cuenta sus diferentes etapas: la fase previa de planificación, la propia reunión, y la fase posterior a la reunión.

Fase previa de Organización y Planificación

Debemos definir el tema sobre el que tratará la reunión, es decir para qué la convocamos y a quienes invitamos. Aquí será muy importante la diferenciación que hacíamos antes de si está dirigida a empleados de la propia empresa o a un público externo a esa empresa.

Lo siguiente una vez centrado el tema o información que vamos a tratar en la reunión, será elegir el lugar adecuado para celebrarla, como ya hemos visto en anteriores ocasiones, el número de asistentes a la misma, así como su categoría (empleados, prensa, clientes potenciales...) definirá el tipo de espacio que escojamos finalmente.

Siempre hay que tener en cuenta que cubra nuestras necesidades básicas para llevar a cabo la reunión: medios técnicos y audiovisuales necesarios para las presentaciones (pantallas, proyector, equipo de sonido, punteros...), mobiliario suficiente para todos los invitados (sillas, con mesas dependiendo de si será necesario que los asistentes recojan información, pizarras...)

Meetings by osdiasda
Photo by Osdiasda
También deberemos tener en cuenta los factores medioambientales de la sala; temperatura, humedad, iluminación, ruido..., intentando que todos ellos favorezcan la comunicación entre las partes participantes en la reunión. A veces un exceso de frío o de calor en la sala, puede dar al traste con los objetivos previstos para esa reunión, porque los asistentes se sienten incómodos y lo único en lo que piensan es en que acabe cuanto antes; por ello no debemos descuidar ninguno de estos aspectos.

A la hora de elegir el espacio es preciso tener muy en cuenta el presupuesto disponible para la reunión, en función del mismo podremos añadir detalles que incrementen el valor de nuestro evento, como ofrecer botellas de agua a los asistentes, un coffee-break, colocar decoración corporativa en la sala, merchandising para los invitados (bolígrafos, cuadernos con membrete de empresa...).

Por último en la fase de planificación previa será imprescindible revisar que toda la información/ contenido necesario para la reunión está preparado y revisar que disponemos de los materiales necesarios para repartir a los asistentes (dosieres, cuadernos de información, estadísticas...)

Cada persona que va a participar en la reunión debe tener claro su cometido en la misma y estar en condiciones de llevarlo a cabo. Si por ejemplo se tratara de una reunión con medios de comunicación para informarles sobre alguna crisis por la que esté atravesando la empresa, y necesitamos dar explicaciones, sería bueno que al menos dos personas, además del portavoz, conocieran los temas a tratar, por si hubiera algún imprevisto, poder salir airosos en la comunicación.

Resumiendo, la fase de Planificación implicaría:
  • Definir el Título General de la reunión: concepto claro de para qué se convoca.
  • Confirmar los Objetivos de la reunión: qué se pretende conseguir al celebrarla.
  • Hacer un listado de las personas que queremos que asistan a la reunión, para poder convocarles.
  • Fijar una duración estimada para la reunión, es importante que los asistentes sepan más o menos cuánto tiempo estarán en la reunión, para poder incluirla en sus agendas.
  • Convocar a los asistentes a la misma. A continuación veremos qué elementos debe incluir una convocatoria.
infografía, planificación de una reunión
Graphic by Real Events

Elementos de la Convocatoria:
  • Membrete con logotipo y datos de la empresa que convoca la reunión.
  • Lugar y fecha de emisión de la convocatoria.
  • Datos y dirección de la persona a la que se envía.
  • Fecha, hora y lugar de la reunión.
  • Orden del día: índice de los puntos a tratar en la reunión.
  • Firma de quien convoca o del secretario/a de acta según convenga. 

Es muy importante enviar la convocatoria con la suficiente antelación, para que los que la reciben puedan planificar su asistencia y no les suponga un inconveniente; más aún si estamos convocando a alguna autoridad y debe integrar esta reunión en su agenda de actividades.

Unos días antes de la reunión, estableceremos una lista definitiva de los invitados que hayan confirmado su asistencia, para adecuar la sala y el resto de elementos al número final de asistentes.

Y llegará el día de la reunión, del que hablaremos la semana que viene.

Si quieres descargarte una Plantilla para enviar una Convocatoria de reunión, puedes hacerlo registrándote en el blog, además recibirás gratis el eBook "Organización de Eventos". 

3 comentarios:

  1. Respuestas
    1. Este comentario ha sido eliminado por un administrador del blog.

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    2. Gracias Anii, nos alegramos de que te haya sido útil y te invitamos a seguir visitando el blog. Pronto actualizaremos con nuevos contenidos sobre eventos. Un saludo.

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