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martes, 31 de marzo de 2015

Cómo organizar una reunión (II)

La semana pasada vimos la primera fase de Planificación y Organización previa a una reunión, veamos ahora qué factores debemos tener en cuenta durante la reunión.

Durante la reunión

Pueden ocurrir dos cosas: que seamos los organizadores de la reunión, pero no formemos parte de ella, o que sí seamos parte de la misma. Las funciones a desempeñar serán diferentes en ambos casos.

En el supuesto de ser únicamente organizadores, deberemos estar atentos a las necesidades que surjan de los temas que hemos preparado en la planificación. Es decir: controlar la temperatura de la sala, para que esté estable, comprobar que todos los invitados están acomodados, que la iluminación es correcta, que disponen de las bebidas necesarias, que el catering/ coffee está preparado y se sirve a la hora acordada, que todos los equipos audiovisuales funcionan correctamente: audio/vídeo... Siempre estaremos atentos a cualquier necesidad de última hora que pudiera surgir y prestos a solventarla.

mesa de reuniones

En el caso de que además de organizar la reunión, formemos parte de ella (porque somos miembros de la empresa, o nos han ofrecido moderarla) seremos también responsables de que se alcancen los objetivos de la misma. Deberemos centrar los temas y hacer que se cumplan los tiempos establecidos, mientras dirigimos la conversación en la dirección adecuada. En caso de tener que "moderar" la reunión, necesitaremos delegar las tareas propias de organización a alguien de nuestra confianza que pueda encargarse de ello, ya que no podremos abandonar la sala y deberemos estar centrados en la propia reunión, más que en los temas externos a ella.

Podemos dividir la reunión en varias etapas:
  • Saludos y Presentación de los Asistentes
  • Presentación del Tema de la reunión y Fijación de Objetivos.
  • Turnos de palabra (gestionados por el moderador), Exposición de las partes.
  • Preguntas de los Asistentes
  • Resolución y Consecución de acuerdos.
  • Conclusiones y Citación para posteriores reuniones en caso de ser necesarias.
  • Despedida y Cierre.

Infografía Etapas de una Reunión
Graphic by Real Events

Es posible, que la reunión se vaya a alargar demasiado y que se decida continuarla en un ambiente más relajado, a la hora de la comida. En este caso, deberemos reservar un espacio de confianza que conozcamos previamente, donde el ruido no sea muy elevado, y el ambiente sea lo más relajado posible para favorecer la comunicación.

Sobre el menú elegido debería ser ligero, y debemos también intentar evitar las bebidas alcohólicas o reservarlas para el final de la reunión, cuando se hayan alcanzado los acuerdos previstos. Siempre se encargará de la cuenta, la persona que convoca la reunión o nosotros como organizadores.

La semana que viene, veremos qué acciones son necesarias en la última fase de análisis y evaluación, que muchos organizadores tienden a obviar, pero es de las más necesarias, ya que si no podemos evaluar los resultados, no tendría sentido realizar la reunión.

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