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martes, 28 de abril de 2015

Cómo conseguir patrocinadores para un evento

Son muchas las ocasiones en las que es necesario para poder realizar un evento, contar con el apoyo de diversas empresas que aporten recursos que permitan que el evento tenga lugar. Estos recursos aportados se conocen como patrocinios.

Para conseguir patrocinios, hay dos conocimientos previos que debemos tener:

       1. Saber QUÉ exigen los patrocinadores 
       2. CÓMO conseguir que se interesen en nuestro evento.

El patrocinio, igual que la publicidad y otras herramientas del marketing, tiene como objetivo la difusión promocional de la empresa o marca, pero a diferencia de ellas, está mejor valorada por la sociedad, que actualmente se encuentra saturada de impactos publicitarios.
Se percibe la imagen del patrocinador como parte de un todo en el evento, por lo que su presencia es tomada con más naturalidad, no como una interrupción en el desarrollo del mismo.

La supuesta desventaja de los patrocinios es la dificultad de medir el beneficio en la cuenta de resultados, ya que no hay una cifra cuantificable a nivel comercial. No obstante, suele evaluarse contabilizando las apariciones que el evento tiene en medios de comunicación, redes sociales..., y calculando la notoriedad que esas apariciones reportan a la marca o empresa patrocinadora.

martes, 21 de abril de 2015

Patrocinio y Eventos

Antes de nada esta semana tenemos que daros las gracias a todos los que habéis votado en la encuesta para contarnos sobre qué temas os interesa más leer en este blog de eventos; iremos desarrollando todas las propuestas que nos habéis enviado a lo largo de las próximas semanas. A los que todavía no habéis decidido qué temas os interesan más podéis hacerlo aquí

Uno de los temas sobre los que nos habéis preguntado varios de vosotros son los patrocinios en eventos, así que hablaremos sobre ellos esta semana. 

El patrocinio es una de las fuentes de financiación de cualquier evento o acontecimiento, supone en muchos de estos eventos (deportivos, culturales, corporativos, etc) uno de los ingresos más elevados.

La negociación y obtención de patrocinadores varía mucho de unos países a otros, ya que está estrechamente relacionado con el nivel de inversión publicitaria del país y con la cantidad de esa inversión que se dirige a un sector determinado; estaremos de acuerdo en que no se invierte lo mismo en patrocinios deportivos que en patrocinios culturales, por ejemplo. Las marcas siempre van a estar interesadas en aquellos sectores que más público atraigan y en este momento, es el sector deportivo el que se lleva la palma en este sentido. Es por ello que nos centraremos en los patrocinios deportivos.

martes, 14 de abril de 2015

Métodos de contratación, cobro y pago en eventos

Como todos sabemos uno de los asuntos más importantes a la hora de realizar un evento es la facturación: de qué manera vamos a facturar el evento realizado al cliente y de qué forma vamos a pagar a todos nuestros proveedores.

Las condiciones económicas han de quedar fijadas desde el principio. Desde que se confirma la contratación del servicio deben ser aceptadas y firmadas por ambas partes, para obtener así una garantía de pago. 

Con el cliente

Es el primer contrato que hemos de cerrar; una vez presentado el proyecto y puestas ambas partes de acuerdo sobre los términos, debemos redactar un contrato con nuestro cliente, que incluya todos los elementos que hemos acordado para el evento, así como una factura pro-forma donde se refleje la cantidad que se facturará a la finalización del evento. 

Es habitual, en eventos de gran envergadura y coste, que se cobre un porcentaje antes de la realización del evento, lo que permite a la agencia mantener saneadas sus cuentas y comenzar el pago a sus proveedores. El porcentaje variará en función del evento, para grandes ferias y congresos nosotros recomendamos establecer al menos un 30% al inicio de la actividad. 


Con los proveedores

Una vez que hemos firmado el evento con nuestro cliente, es hora de empezar a confirmar con los proveedores a los que pedimos presupuesto en la fase de planificación (catering, espacio, audiovisuales, promotores...). 

martes, 7 de abril de 2015

Cómo organizar una reunión (III)

Ya hemos visto las fases de Planificación y Desarrollo de una reunión, pero no podemos olvidar la última fase donde debemos evaluar los objetivos y resultados de la reunión realizada. Veamos a continuación, qué acciones son necesarias en esta etapa.

Fase posterior a la reunión

Una vez terminada la reunión, y despedidos correctamente todos los invitados, toca evaluar los resultados obtenidos, es decir, si hemos alcanzado los objetivos previstos, cuales han quedado pendientes y por qué razón, así como valorar la satisfacción de los asistentes a la misma.

Alguno de los baremos que podemos usar para evaluar los resultados serían:
  • Capacidad de liderazgo del moderador de la reunión.
  • Cumplimiento de las tareas asignadas.
  • Aprovechamiento del tiempo.
  • Satisfacción con los compromisos adquiridos.
  • Nivel de participación de los asistentes.
evaluation, graphic by real events


Se debe realizar un acta que recoja diversos datos sobre la reunión: