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martes, 28 de abril de 2015

Cómo conseguir patrocinadores para un evento

Son muchas las ocasiones en las que es necesario para poder realizar un evento, contar con el apoyo de diversas empresas que aporten recursos que permitan que el evento tenga lugar. Estos recursos aportados se conocen como patrocinios.

Para conseguir patrocinios, hay dos conocimientos previos que debemos tener:

       1. Saber QUÉ exigen los patrocinadores 
       2. CÓMO conseguir que se interesen en nuestro evento.

El patrocinio, igual que la publicidad y otras herramientas del marketing, tiene como objetivo la difusión promocional de la empresa o marca, pero a diferencia de ellas, está mejor valorada por la sociedad, que actualmente se encuentra saturada de impactos publicitarios.
Se percibe la imagen del patrocinador como parte de un todo en el evento, por lo que su presencia es tomada con más naturalidad, no como una interrupción en el desarrollo del mismo.

La supuesta desventaja de los patrocinios es la dificultad de medir el beneficio en la cuenta de resultados, ya que no hay una cifra cuantificable a nivel comercial. No obstante, suele evaluarse contabilizando las apariciones que el evento tiene en medios de comunicación, redes sociales..., y calculando la notoriedad que esas apariciones reportan a la marca o empresa patrocinadora.

Conseguir patrocinadores para el evento implicará en muchos casos, mostrarles los beneficios que dicho patrocinio reportará a su empresa o marca; es nuestra mejor baza para conseguir implicarles en el evento.

Evento --> Patrocinador

Pasos  a seguir para conseguir patrocinadores



1º) Definir el evento que estás planificando; tipo de evento, objetivos del evento, valores asociados al mismo, blico objetivo al que se dirige, tema del evento, etc. Con toda esta información será más fácil delimitar las marcas o empresas a las que debes dirigirte en busca de un patrocinador. Por ejemplo, si estás organizando un festival de música en colegios, será más fácil que encuentres patrocinios en empresas relacionadas con la música, tiendas de instrumentos musicales, conservatorios oficiales, emisoras de radio locales...

2º)  En función de la envergadura y dimensiones de tu evento, podrás acotar el tipo de empresas al que te dirigirás (patrocinadores potenciales): entorno más local, nacional o multinacionales. En cualquier caso y más en empresas de gran tamaño es de vital importancia que conozcas el nombre de la persona responsable de gestionar este área, su teléfono o dirección de mail, para evitar que tu solicitud de patrocinio quede olvidada en el correo de alguien a quien no debió llegarle.

3º) La oferta de patrocinio ha de ser lo más amplia posible, abarcando todos los aspectos del evento: desde el patrocinio oficial cubriendo todas las partidas, hasta patrocinios individuales para cada departamento: comida o bebida, alojamientos, equipos técnicos, servicios de impresión. A cada patrocinador hay que demandarle aquello que más fácil le resulte dar y que pueda aportarle un mayor retorno de beneficio.

4º) Ofrece niveles de patrocinio especiales en función de las contraprestaciones ofrecidas, que pueden ir en cada evento desde el Patrocinador Platino (con 10 invitaciones al evento, logotipo en todas las comunicaciones del evento y banner en el web), pasando por el Patrocinador Oro (5 invitaciones al evento, logotipo en la web) al Patrocinador Plata (3 invitaciones al evento, logotipo en el programa de mano). Cuantas más opciones ofrezcas para el Patrocinio, más fácil será que alguna encaje en cada empresa. Para determinadas marcas, es muy recomendable preparar ofertas de patrocinio específicamente individualizadas.

5º) Crea una web del evento, donde queden plasmados los objetivos, los valores y la misión del evento, para que nuestros posibles patrocinadores puedan consultarlo en cualquier momento. Incluye en la web una sección de patrocinio donde encuentren todas las opciones disponibles así como las formas de ponerse en contacto con nosotros, organizadores, para posibles consultas.

6º) Una vez que hayas desarrollado el segundo paso y hayas localizado las empresas que más te interesa conseguir como patrocinadores, nuestro consejo es que envíes paquetes de patrocinio personalizados para cada una de ellas, donde además de las ofertas, les presentes un estudio de los posibles beneficios que el patrocinio supondría para su marca/ empresa y se la hagas llegar bien por correo convencional o vía e-mail. Al cabo de unos días, si no has obtenido respuesta, intenta confirmar que han recibido la propuesta y contacta por teléfono si es necesario para tratar de cerrar una reunión donde aclarar dudas y cerrar el patrocinio.

How to get sponsors for an event


Otro punto fundamental a la hora de conseguir patrocinadores es conocer los beneficios que tendrá para su marca o empresa, patrocinar nuestro evento. Los beneficios pueden ir desde el meramente económico (incremento ventas o deducción de impuestos), pasando por un interés comercial (proyección de la marca), de imagen y notoriedad (difusión mediática).

Son varias las webs que tratan de poner en contacto a patrocinadores y patrocinados, en su mayor parte relacionados con el deporte. Podéis echar un vistazo a FindaSponsor o Sponsortec.

En Córdoba (Argentina) han desarrollado una App que facilita la búsqueda de patrocinios a deportistas, artistas y organizadores de eventos; puedes chequearlo en la web de 2Sponsors.

No olvides que las empresas que elijas finalmente para patrocinar tu evento formarán parte de la imagen del mismo, por lo que has de asegurarte que sus principios y valores coinciden de manera clara con los que buscas para tu evento.

Próximamente hablaremos de cómo preparar una oferta de patrocinio.

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