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martes, 7 de abril de 2015

Cómo organizar una reunión (III)

Ya hemos visto las fases de Planificación y Desarrollo de una reunión, pero no podemos olvidar la última fase donde debemos evaluar los objetivos y resultados de la reunión realizada. Veamos a continuación, qué acciones son necesarias en esta etapa.

Fase posterior a la reunión

Una vez terminada la reunión, y despedidos correctamente todos los invitados, toca evaluar los resultados obtenidos, es decir, si hemos alcanzado los objetivos previstos, cuales han quedado pendientes y por qué razón, así como valorar la satisfacción de los asistentes a la misma.

Alguno de los baremos que podemos usar para evaluar los resultados serían:
  • Capacidad de liderazgo del moderador de la reunión.
  • Cumplimiento de las tareas asignadas.
  • Aprovechamiento del tiempo.
  • Satisfacción con los compromisos adquiridos.
  • Nivel de participación de los asistentes.
evaluation, graphic by real events


Se debe realizar un acta que recoja diversos datos sobre la reunión:
  • Lugar, fecha, hora y duración 
  • Lista Asistentes: nombre, apellidos y cargo. Es posible que también se recojan los datos de las personas invitadas ausentes y la razón por la que no asistieron a la reunión.
  • Orden del Día: enumeración de todos los temas que se han tratado en la reunión en el orden correspondiente; suele incluirse en el orden del día, la aprobación del acta de la reunión anterior, en el caso de haberla.
  • Desarrollo de los puntos del orden del día, quién ha tomado la palabra en cada momento y posturas planteadas y defendidas.
  • Acuerdos, resolución de los temas planteados, votaciones en caso de haberlas, con votos a favor, en contra o abstenciones, así como otro tipo de acuerdos que se pudieran alcanzar en la reunión deben quedar plasmados en el acta.
  • Observaciones o Temas pendientes: si no se ha tenido tiempo de cerrar todos los temas, se hará un listado de los principales que habrá que tratar en la siguiente reunión y formarán parte del orden del día para ese momento.
  • Fecha para la siguiente reunión, quedará fijada con anterioridad.
  • Firma del secretario, con el visto bueno del Presidente (si procede)
Además nosotros como organizadores, deberemos cerrar todo con los proveedores que hayamos contratado (catering, audiovisual, técnicos, etc), pagar facturas y finiquitar acuerdos; así como preparar la factura para nuestro cliente, con un resumen de los resultados obtenidos en la reunión (si fuera pertinente).

Modelo de Acta
Modelo de Acta

Esperamos haberos ayudado a entender un poco más el proceso de Organización de una Reunión en todas sus fases y la importancia de cada una de ellas. Nuestra recomendación siempre será contratar un profesional de la organización, para tener la seguridad de que todo saldrá bien. Podéis encontrarnos aquí.

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