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martes, 14 de abril de 2015

Métodos de contratación, cobro y pago en eventos

Como todos sabemos uno de los asuntos más importantes a la hora de realizar un evento es la facturación: de qué manera vamos a facturar el evento realizado al cliente y de qué forma vamos a pagar a todos nuestros proveedores.

Las condiciones económicas han de quedar fijadas desde el principio. Desde que se confirma la contratación del servicio deben ser aceptadas y firmadas por ambas partes, para obtener así una garantía de pago. 

Con el cliente

Es el primer contrato que hemos de cerrar; una vez presentado el proyecto y puestas ambas partes de acuerdo sobre los términos, debemos redactar un contrato con nuestro cliente, que incluya todos los elementos que hemos acordado para el evento, así como una factura pro-forma donde se refleje la cantidad que se facturará a la finalización del evento. 

Es habitual, en eventos de gran envergadura y coste, que se cobre un porcentaje antes de la realización del evento, lo que permite a la agencia mantener saneadas sus cuentas y comenzar el pago a sus proveedores. El porcentaje variará en función del evento, para grandes ferias y congresos nosotros recomendamos establecer al menos un 30% al inicio de la actividad. 


Con los proveedores

Una vez que hemos firmado el evento con nuestro cliente, es hora de empezar a confirmar con los proveedores a los que pedimos presupuesto en la fase de planificación (catering, espacio, audiovisuales, promotores...). 


El organizador de eventos debe firmar con cada proveedor un contrato donde se reflejen las características del servicio contratado. Es muy importante prestar atención a los detalles y confirmar que aparecen todos reflejados en el documento que se firma.

Son datos imprescindibles:

  • Lugar, fecha, hora y duración del servicio.
  • Elementos contratados: especificarlos (por ejemplo en el caso de alquilar mobiliario: detallar las unidades, tamaño, color de cada elemento contratado).
  • Número de personas contratadas: para servicios de catering y espacios.
  • Requisitos necesarios para la contratación: puede darse el caso de que para contratar un servicio (ej: pantalla plasma de 120"), necesitemos ofrecer al proveedor alguna contraprestación (energía eléctrica suficiente). En estos casos ha de quedar muy claro por escrito, en el contrato previo, quién es el responsable de estos suministros, para evitar incidencias una vez llegados al montaje.
  • Plazos y medios de entrega previstos: es más que recomendable fijar las entregas de cualquier material alquilado con al menos 2 horas de antelación a la hora de inicio del evento, para evitar imprevistos y posibles retrasos (tráfico, meteorología, etc.) Algo tan sencillo y frecuente como un atasco, puede retrasar la entrega y arruinar así todo un evento. Tener cubiertos estos imprevistos debe ser la base de cualquier buen organizador.
  • Condiciones de Cancelación: a veces, por causas ajenas a nosotros puede cancelarse un evento, debemos tener claro de antemano las consecuencias que esto supondría con nuestros proveedores, a nivel logístico y monetario.
  • Forma y plazos de pago: prácticamente en todos los casos habremos de realizar un pago adelantado para asegurar la contratación del servicio con nuestro proveedor. Los porcentajes oscilan desde el 20-30%, hasta el 50% del importe total. Nuestra recomendación es que nunca se debe pagar el 100% adelantado, ya que el organizador también ha de tener una garantía de ese proveedor y dejar parte del pago pendiente hasta la prestación del servicio. El hecho de contar con proveedores habituales hará que no nos exijan este pago adelantado, ya que contamos con el suficiente "crédito" y credibilidad con ellos, como para abonar los importes a la finalización del evento. 
contrato previo con cliente y proveedores

En el tiempo que pasa desde que firmamos el contrato con el cliente, hasta el día del evento, es probable que cambien muchas de las condiciones que se firmaron en ese primer contrato, ya sea por necesidades de la producción, por decisiones de terceras personas... Lo ideal sería ir añadiendo anexos modificados a ese contrato, pero en muchas ocasiones no es posible y no debemos incomodar al cliente con demasiados formalismos, por lo que debería ser suficiente con obtener su confirmación a las diferentes modificaciones por escrito, vía mail normalmente. 

Hay diversas formas de cobro y pago tanto con el cliente como con los proveedores: transferencia bancaria, cheque, tarjetas bancarias, letras de cambio, pagarés, recibos bancarios...

Estas pueden ser más o menos habituales en función del país donde se realice el evento.

Desde Real Events os recomendamos que siempre quede todo bien registrado por escrito, tanto con los clientes como con los proveedores, esto evitará muchos malentendidos y hará que toda la relación comercial se desarrolle de manera correcta y sin incidentes.

Si tenéis alguna duda sobre este tema podéis dejarnos un comentario y compartir la entrada si os ha parecido interesante el tema.

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