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martes, 26 de mayo de 2015

Cómo preparar una Oferta de Patrocinio

Anteriormente hemos visto qué es el patrocinio y algunas claves de cómo conseguir patrocinadores para nuestro evento. 

Uno de los puntos fundamentales era presentar a nuestros potenciales patrocinadores una buena oferta, que les seduzca desde el principio y les convenza de los beneficios de convertirse en patrocinadores. Hoy veremos algunas claves sobre cómo preparar esa oferta para que sea lo más atractiva posible. 

Es en la fase de planificación del evento, donde debemos iniciar la búsqueda de patrocinadores y la realización de los paquetes con las ofertas para enviar a las marcas o empresas que queremos  que patrocinen nuestro evento. 

Debemos fijar varios puntos fundamentales antes de enviar la oferta:

- Cuánto nos cuesta realizar el evento: coste real aproximado, basado en el presupuesto disponible. Tener claro el presupuesto y las necesidades técnicas. 

- Cuánto queremos que participe una empresa con su patrocinio: 15%, 25%, 50%... Y qué queremos que nos subvencione: dinero, instalaciones, equipo técnico, personal... No podemos pedir en general a ver si cae algo; debemos tener muy claro qué es lo que demandamos a cada patrocinador. 

- Cuántos patrocinadores necesitamos para llevar a cabo nuestro evento: es posible que en este punto hayamos de valorar si preferimos "vender" la exclusividad a un solo patrocinador o repartir el evento entre varios patrocinios.

El patrocinio es el arte de hablar de uno mismo hablando de otra cosa

Tenemos que redactar una carta de presentación, separada de la propuesta de patrocinio, en la que expliquemos quienes somos, qué vamos a hacer, qué queremos conseguir y por qué nos dirigimos a ellos (personalización); no tiene que ser muy extensa, con un folio debería ser suficiente.

La propuesta de patrocinio ha de incluir un dossier del evento, con varios puntos clave:

martes, 19 de mayo de 2015

Las Cuentas Claras

Parece que hablar de dinero en casi cualquier ámbito laboral es un tema tabú, nadie quiere hablar de su sueldo, ni siquiera con sus amigos o familiares cercanos; pero esto ocurre así cuando el salario que percibimos por nuestra actividad laboral es elevado.
No he visto a nadie que tenga problemas en decir: ¡Eh, que estoy cobrando 900€ al mes! Pero pocas veces escuchamos aquello de: ¡Pues yo cobro 1800€ al mes!

No deberíamos "esconder" lo que cobramos, ya que ese salario tiene una justificación. Son muchos los campos en los que una agencia de eventos aporta valor y por eso debe facturarlos, aunque no se trate de conceptos tangibles, veamos algunos de ellos, directamente del artículo de AEVEA sobre la transparencia: 

Originalmente publicado en AEVEA:

martes, 12 de mayo de 2015

4 Razones para Contratar una Agencia de Eventos

Desde hace un tiempo se está implantando una tendencia peligrosa para nosotros, como organizadores y es la idea generalizada de que un evento puede hacerlo cualquiera. Que es suficiente con un par de nociones básicas, algo de sentido común y un poco de tiempo; es por ello, que algunas empresas delegan la organización de sus eventos, a responsables del departamento de ventas, de marketing o de prensa, y llegado el día del evento, se llevan las manos a la cabeza cuando ven que los altavoces no funcionan, que no hay café para el desayuno o que los regalos de los invitados no han llegado a tiempo.

Es responsabilidad nuestra como organizadores, hacer entender a los responsables de estas contrataciones que es imprescindible contar con un buen profesional de la organización, que garantice que todo el evento sucederá según lo previsto.

¿Somos hadas mágicas y a nosotros no se nos rompe nunca un micrófono? Por supuesto que no, a menudo suceden incidentes que hacen peligrar el éxito del evento, sin embargo, por cada imprevisto, tenemos previstas varias alternativas que harán que nuestro evento se desarrolle según lo acordado.

Warning: Si piensas que es caro contratar un Organizador de Eventos, espera hasta que contrates a un aficionado.
Graphic by Real Events

Por ello exponemos a continuación una serie de razones básicas por las que siempre debería contratarse a un profesional de la organización de eventos.

martes, 5 de mayo de 2015

El poder de las Checklist en un Evento

Todos somos conscientes de la cantidad de pequeños detalles que hay que tener en cuenta a la hora de organizar un evento, es por ello que aunque contemos con una memoria prodigiosa y un cerebro acostumbrado a clasificar cada detalle, será imprescindible realizar un listado con cada una de las cosas pendientes de hacer, para asegurarnos el éxito del evento.

La lista de cosas por hacer irá cambiando en función del tiempo estimado hasta el día del evento. Habrá tareas sencillas, que una vez las llevemos a cabo desaparecerán de la lista y otras que tendremos que ir posponiendo en el tiempo o completando por partes.

Los dos puntos claves de las checklist son añadir, además de la tarea, quién es el responsable encargado de ejecutarla y el plazo de tiempo disponible (deadline) en el que debe estar realizada. Esta definición, permitirá al organizador, poder delegar en otra persona determinada tarea, llegado el caso de necesitarlo.