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martes, 12 de mayo de 2015

4 Razones para Contratar una Agencia de Eventos

Desde hace un tiempo se está implantando una tendencia peligrosa para nosotros, como organizadores y es la idea generalizada de que un evento puede hacerlo cualquiera. Que es suficiente con un par de nociones básicas, algo de sentido común y un poco de tiempo; es por ello, que algunas empresas delegan la organización de sus eventos, a responsables del departamento de ventas, de marketing o de prensa, y llegado el día del evento, se llevan las manos a la cabeza cuando ven que los altavoces no funcionan, que no hay café para el desayuno o que los regalos de los invitados no han llegado a tiempo.

Es responsabilidad nuestra como organizadores, hacer entender a los responsables de estas contrataciones que es imprescindible contar con un buen profesional de la organización, que garantice que todo el evento sucederá según lo previsto.

¿Somos hadas mágicas y a nosotros no se nos rompe nunca un micrófono? Por supuesto que no, a menudo suceden incidentes que hacen peligrar el éxito del evento, sin embargo, por cada imprevisto, tenemos previstas varias alternativas que harán que nuestro evento se desarrolle según lo acordado.

Warning: Si piensas que es caro contratar un Organizador de Eventos, espera hasta que contrates a un aficionado.
Graphic by Real Events

Por ello exponemos a continuación una serie de razones básicas por las que siempre debería contratarse a un profesional de la organización de eventos.


1º) Todos queremos que nuestro evento sea el más novedoso, el más innovador, el nunca visto. Todas las parejas quieren que el día de su boda sea único, que los invitados se sorprendan y vean algo que todavía no hayan visto (a pesar de haber estado en unas 50 bodas). Un organizador, está al día de las últimas novedades en tecnología para eventos, aplicaciones innovadoras, decoraciones extravagantes y nunca antes vistas.
Si quieres novedad e innovación, contrata un profesional.

2º) Para planificar un evento, hay que "negociar" con multitud de proveedores: catering, audiovisuales, espacios, técnicos, decoradores, iluminadores, traductores, presentadores... Un organizador profesional les conoce, sabe cómo trabajan y lo que necesitan; al contar con ellos habitualmente los presupuestos que puede obtener serán sin duda mejores que los que ofrezcan a alguien con quien no han trabajado nunca. 
Si quieres un presupuesto más ajustado, contrata un profesional.

3º) El hecho de trabajar con proveedores habituales aporta algo mucho más importante que un presupuesto competitivo: la seguridad de que todo saldrá como lo tenemos previsto. Cada organizador ha de tener confianza ciega en sus proveedores, para saber que serán capaces de solventar cualquier imprevisto que pueda surgir, para conseguir terminar a tiempo. 
Si quieres fiabilidad, contrata un profesional.

4º) Organizar un evento requiere tiempo, no un par de horas a la semana, ni siquiera un par de horas al día. Cualquiera que haya intentado organizar su propia boda por ejemplo, sabrá que una vez que empiezas, te das cuenta que hay miles de detalles en los que no habías reparado y que van apareciendo de la nada, haciendo que los niveles de estrés de la persona encargada se eleven bastante. Un organizador conoce desde el principio todos los elementos que va a necesitar, los detalles que pueden surgir y los problemas que habrá que solventar en el camino, porque está acostumbrado a que sucedan y a solucionarlos; su tolerancia al estrés es inconmensurable. 
Si quieres vivir felizmente más años, contrata un profesional.


En realidad es como todo en esta vida, cuando te duele una muela vas al dentista (no se te ocurre arrancártela a ti solo en casa), cuando tienes algún problema legal, acudes a un asesor o a un abogado, no le pides a tus amigos que te defiendan en un juicio. En la vida hay que acudir siempre a una persona especializada en un determinado campo para obtener el mejor resultado en cada ámbito. 

Es por ello, que si tienes que organizar un evento, lo que debes hacer es acudir a un profesional.

Si te ha gustado esta entrada, ¡compártela! Hagamos que cada vez más gente sea consciente de la necesidad de contratar buenos profesionales de eventos.

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