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martes, 26 de mayo de 2015

Cómo preparar una Oferta de Patrocinio

Anteriormente hemos visto qué es el patrocinio y algunas claves de cómo conseguir patrocinadores para nuestro evento. 

Uno de los puntos fundamentales era presentar a nuestros potenciales patrocinadores una buena oferta, que les seduzca desde el principio y les convenza de los beneficios de convertirse en patrocinadores. Hoy veremos algunas claves sobre cómo preparar esa oferta para que sea lo más atractiva posible. 

Es en la fase de planificación del evento, donde debemos iniciar la búsqueda de patrocinadores y la realización de los paquetes con las ofertas para enviar a las marcas o empresas que queremos  que patrocinen nuestro evento. 

Debemos fijar varios puntos fundamentales antes de enviar la oferta:

- Cuánto nos cuesta realizar el evento: coste real aproximado, basado en el presupuesto disponible. Tener claro el presupuesto y las necesidades técnicas. 

- Cuánto queremos que participe una empresa con su patrocinio: 15%, 25%, 50%... Y qué queremos que nos subvencione: dinero, instalaciones, equipo técnico, personal... No podemos pedir en general a ver si cae algo; debemos tener muy claro qué es lo que demandamos a cada patrocinador. 

- Cuántos patrocinadores necesitamos para llevar a cabo nuestro evento: es posible que en este punto hayamos de valorar si preferimos "vender" la exclusividad a un solo patrocinador o repartir el evento entre varios patrocinios.

El patrocinio es el arte de hablar de uno mismo hablando de otra cosa

Tenemos que redactar una carta de presentación, separada de la propuesta de patrocinio, en la que expliquemos quienes somos, qué vamos a hacer, qué queremos conseguir y por qué nos dirigimos a ellos (personalización); no tiene que ser muy extensa, con un folio debería ser suficiente.

La propuesta de patrocinio ha de incluir un dossier del evento, con varios puntos clave:


1) Denominación del Proyecto

Acompañado de las razones por las que se quiere realizar. Incluirá una ficha técnica con la fecha, lugar y horas de celebración, así como el coste de asistencia al evento en caso de haberlo.

2) Objetivos del Evento

Lo que permitirá a los potenciales patrocinadores comprobar si nuestros objetivos están alineados con los objetivos que tiene su empresa o marca. Hemos de incluir varios tipos de objetivos: operativos o económicos, comunicativos y de carácter filosófico (altruista, de responsabilidad social).

3) Descripción del Evento

Qué es lo que va a suceder, dónde se va a realizar, timing o escaleta con las principales acciones.

4) Público Objetivo

Al que está dirigido nuestro evento: deberá coincidir con el público objetivo al que quiere dirigirse el patrocinador. Esto se habrá estudiado previamente antes de enviar la oferta de patrocinio.

5) Soportes comunicativos del evento

En qué medios o plataformas tenemos previsto dar cobertura al evento, y por ello al patrocinador. Cuantas más opciones tengamos cubiertas, más posibilidades habrá de que los patrocinadores estén interesados; deberíamos poder abarcar todos los medios existentes (prensa escrita, radio, tv, internet...) y personalizarlos en función del patrocinador al que enviemos la propuesta. Es posible que algunas marcas no estén interesadas en los medios convencionales y sin embargo busquen tener presencia en redes sociales. 

6) Presupuesto del evento

Hemos de enviar un desglose general del presupuesto total del evento, para que el patrocinador vea qué cantidades tenemos previsto invertir en cada partida.

7) Oferta económica de patrocinio

Prepararemos varias propuestas con diferentes rangos de coste. Hemos de dejar muy claras las contraprestaciones que se incluyen en cada formato de oferta, para que puedan elegir el patrocinio que más se ajuste a sus necesidades y ha de ser proporcional lo que ofrecemos a lo que pretendemos cobrar. 

8) Material adicional

Cualquier otra información que pueda hacer que el interés de nuestro potencial patrocinador por nuestro evento se vea incrementado: fotografías, estadísticas de anteriores ediciones, carteles, ejemplos de espacios promocionales...

Graphic by Real Events

Toda esta información ha de estar lo más resumida posible mientras que la oferta sea comprensible. Queremos que lean esta información el mayor número de empresas posibles: 3 o 4 folios sería lo correcto, además del material gráfico. Un documento de mayor extensión será difícil que lo lean, ya que además de la nuestra, recibirán muchas otras propuestas de patrocinio. 

La presentación ha de ser impecable, adecuada lo máximo posible a las líneas editoriales y gráficas que utilizaremos en el evento, para que puedan hacerse una idea del uso que haremos de su marca.

La medición de resultados de las acciones de patrocinio es complicada, si hablamos de presentar un informe con resultados financieros, ya que a los resultados cuantitativos es imprescindible añadirle los resultados cualitativos que ha aportado ese patrocinio. Buscar conseguir únicamente resultados económicos con un patrocinio es un error, y así hemos de hacérselo entender a nuestros potenciales patrocinadores; lo que se debe evaluar al final del patrocinio, son los efectos conseguidos en la nueva percepción de la marca. 

Son múltiples las herramientas que ofrece el mercado en la actualidad para medir los resultados de las acciones de patrocinio y calcular su rentabilidad de la inversión; en cada ocasión escogeremos la que más se adecue a nuestras necesidades. 

Por último, hemos de tener en cuenta que la oferta de patrocinio ha de presentarse con suficiente tiempo, para poder ser estudiada y negociada. No siempre se aceptan las condiciones de patrocinio tal y como vienen desglosadas en la oferta, sino que puede ser necesario un periodo de negociación y adecuación de las condiciones a las necesidades específicas de la empresa patrocinadora. Es por ello que siempre hemos de tener en cuenta el factor tiempo; este puede variar dependiendo de las dimensiones del evento, pero deberíamos empezar a trabajar en los patrocinios sobre un año o año y medio antes de la fecha del evento. 

A priori, puede parecer complicado conseguir que una empresa nos de dinero para realizar nuestro evento, pero podemos aseguraros que si trabajáis para conseguir un evento de calidad, focalizando el público y con una buena estrategia de comunicación, es muy factible que empresas y marcas estén interesadas en patrocinarlo. Ellas también han de cuidar su imagen de marca y hacerlo a través de eventos de calidad siempre favorece la percepción que el consumidor tiene de ellas. 

Si os ha parecido interesante, compartid la entrada en vuestras redes sociales y también podéis dejarnos cualquier comentario sobre el tema.

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