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martes, 5 de mayo de 2015

El poder de las Checklist en un Evento

Todos somos conscientes de la cantidad de pequeños detalles que hay que tener en cuenta a la hora de organizar un evento, es por ello que aunque contemos con una memoria prodigiosa y un cerebro acostumbrado a clasificar cada detalle, será imprescindible realizar un listado con cada una de las cosas pendientes de hacer, para asegurarnos el éxito del evento.

La lista de cosas por hacer irá cambiando en función del tiempo estimado hasta el día del evento. Habrá tareas sencillas, que una vez las llevemos a cabo desaparecerán de la lista y otras que tendremos que ir posponiendo en el tiempo o completando por partes.

Los dos puntos claves de las checklist son añadir, además de la tarea, quién es el responsable encargado de ejecutarla y el plazo de tiempo disponible (deadline) en el que debe estar realizada. Esta definición, permitirá al organizador, poder delegar en otra persona determinada tarea, llegado el caso de necesitarlo.


Es fundamental dedicar una parte de nuestro tiempo en la etapa de planificación para realizar esta lista y mantenerla actualizada hasta el día del evento. Será en los días anteriores al mismo cuando nos sea más útil, ya que los nervios y el estrés pre-evento pueden jugar malas pasadas a nuestra memoria, pero la checklist, siempre nos dirá qué cosas son más urgentes de realizar y quién debe hacerlas.

Checklist

Aunque debe haber una lista general de la que el organizador nunca debe separarse, es más que recomendable que también realice checklist específicas para cada departamento: carpintería, iluminación, sonido, ambientación..., y la entregue al responsable de ese área para que coordine el trabajo de su equipo. En el montaje podremos acudir a cada jefe de departamento para comprobar si están cumpliendo todas las tareas asignadas en el lista. 

Es fácil reconocer en un montaje al organizador, ya que suele ir  "pegado" a su carpeta, donde lleva la checklist para comprobar que todo se realiza según el plan previsto.

Lo más satisfactorio de las checklist es poder ir marcando las tareas una vez finalizadas; muchos organizadores "puntean"  cuando dan el OK a cada acción realizada, nosotros os recomendamos que os deis el gusto de tachar la tarea realizada. Eso sí, tened a mano otra copia del checklist, para realizar una última comprobación.

Si os ha gustado, podéis compartir esta entrada en vuestras redes sociales, para hacer entender a los iniciados el poder de las checklist, ¿qué no olvidáis nunca en un evento? 

2 comentarios:

  1. Buen articulo. El checklist debería ir más allá de la finalización del acto. Debería contener también acciones tras la finalización, agradecimientos, desmontajes, recepción de material etc. Un saludo

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    1. Gracias por tu comentario, aunque nosotros creemos que la checklist debe ser para la realización del evento, si incluiríamos aquí todas las tareas pendientes para el desmontaje, pero lo que va más allá, como los agradecimientos ya estaría incluido en la fase de Evaluación y no sería necesario incluirlo en la checklist.
      No obstante, esto es muy personal, cada organizador puede adecuarse a la forma de trabajo que más le convenga en cada momento.

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