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martes, 9 de junio de 2015

Eventos al aire libre

Con la llegada del buen tiempo, se multiplica el número de eventos que vemos realizar al aire libre, sin duda un entorno abierto le aporta a nuestro evento más vistosidad y libertad a la hora de ejecutarlo, lo que puede repercutir en una mayor audiencia y difusión de nuestro mensaje.

Sin embargo, para el organizador de eventos, salir al mundo exterior supone exponerse.

Exponerse a que sucedan todo tipo de imprevistos e imponderables que, deberemos tener en cuenta en la planificación previa para tratar de asegurar al máximo posible el éxito de nuestro evento.

Nuestro mayor enemigo son las inclemencias meteorológicas, y aunque todavía no podemos controlarlo (aunque lo intentamos: las autoridades chinas dispararon 1100 cohetes al cielo para evitar la lluvia en Pekín en la Ceremonia de Apertura de los Juegos Olímpicos de 2008) nuestra mejor baza para poder combatirlo es una correcta planificación que incluya en la medida de lo posible siempre un Plan B.

Además del clima, podemos encontrar otra serie de dificultades técnicas añadidas al realizar un evento al aire libre. Entre las más básicas en cualquier tipo de evento está la de conseguir la potencia de luz necesaria para poder montar un equipo de sonido (altavoces, micrófono, splitter para prensa..), ya que en cualquier acto, el presentador y/o representante político invitado, sin duda harán una serie de declaraciones que serán las que animen a la prensa a acudir a nuestro evento y es imprescindible conseguir unos buenos audios. Lo más habitual, si el acto sucede en un lugar apartado, sin posibilidad de conseguir electricidad de algún edificio adyacente, sería llevar un grupo electrógeno alquilado que nos permita conseguir la potencia que necesitamos. 

Hay que tener en cuenta en la planificación otros elementos necesarios, como los aseos, el catering, accesos al recinto, aparcamientos..., que, al tener mayor dificultad en exteriores, sin duda, incrementarán el presupuesto. Las citaciones al personal técnico, azafatas, promotores..., han de hacerse con mayor antelación para poder cubrir estas dificultades.


Colocación Primera Piedra Universidad Santo Tomás
Colocación Primera Piedra Universidad Santo Tomas. Fuente: revistanos.cl

Inauguración autopista Illia
Inauguración Autopista Illia. Fuente: telam.com.ar

Audi Tooling Barcelona Primera Piedra de sus instalaciones. Fuente: informativos.net

Una cosa importantísima a tener en cuenta a la hora de realizar el evento en un espacio abierto, es comprobar la necesidad de solicitar permisos al Ayuntamiento o Diputación del que dependan esos terrenos. Si es un espacio privado será suficiente con obtener el permiso del dueño del suelo; en el caso de suelo público suelen ser necesarios varios trámites administrativos, que deberemos iniciar meses antes del día de nuestro evento, para asegurarnos su realización.

Imprescindible también, contratar un seguro de responsabilidad civil, que cubra cualquier posible desperfecto material del equipo utilizado en el evento y a las personas asistentes al mismo. Puede que los seguros anuales de las agencias ya sean extensibles a este tipo de actos, pero si no lo son, habremos de contratar un seguro específico para cada evento.

También nos parece fundamental minimizar el impacto que nuestro evento pueda tener sobre el entorno en el que lo celebramos, aquí podéis ver algunos consejos para planificar la sostenibilidad de vuestro evento, según recomiendan nuestros compañeros de Ephymera.

A pesar de la dificultad añadida, un evento al aire libre tienen un encanto que no es posible conseguir en un Salón de Actos, por lo que os recomendamos aceptar los riesgos y salir a la calle con vuestros eventos.